Gestione del personale in outsourcing

I vantaggi di rivolgersi a un’agenzia esterna per la gestione del personale.

Buste paga, contratti, dichiarazioni annuali, pagamento delle spese, recruiting. Sempre più spesso le aziende scelgono di abbandonare le mansioni operative in ambito Risorse Umane che risultano essere più onerose in termini di tempo e di impiego delle proprie risorse, così da potersi concentrare su altre attività. Come? Affidando la gestione del personale in outsourcing. Una scelta molto importante che, a seconda del contesto, può presentare dei vantaggi ma richiedere anche alcune valutazioni su cui è opportuno fare chiarezza prima di prendere una decisione.

1. I vantaggi di una gestione in outsourcing

La gestione in outsourcing delle risorse umane è una pratica diffusa in moltissime imprese. Se le grandi aziende possono permettersi di accogliere al proprio interno professionisti dedicati a ognuna delle mansioni previste in questo ambito, per le organizzazioni più piccole il mantenimento di tutte le risorse necessarie può risultare eccessivamente oneroso.

Si tratta comunque di una scelta che, a seconda delle proprie esigenze, può generare benefici concreti e immediati per aziende di ogni dimensione:

• diminuzione dei costi fissi, come gli stipendi e il lavoro delle proprie risorse amministrative, e la loro trasformazione in costi variabili (ad esempio pagando in base alla quantità di cedolini richiesti);
• risparmio sulle spese di formazione e aggiornamento delle proprie persone – fattore fondamentale soprattutto per quelle imprese che operano in settori in costante evoluzione;
• risparmio sulla dotazione e l’aggiornamento di tecnologie per la gestione del personale.

Vi sono poi alcune situazioni specifiche in cui il vantaggio dell’affidare la gestione del personale in outsourcing risulta ancora più evidente, come quando si tratta di rispondere a un’esigenza che normalmente non si presenta, e di conseguenza può essere utile rivolgersi temporaneamente a un supporto esterno. Lo stesso vale in quei casi in cui si hanno dei picchi di lavoro circoscritti a periodi ben definiti e non occorre mantenere risorse al proprio interno per tutta la durata dell’anno.

Inoltre, per un’analisi più completa della variazione dell’effort economico della gestione amministrativa del personale, non basta considerare solo i costi base, ma bisogna conteggiare anche altri elementi come il lavoro straordinario, i contributi previdenziali, le spese di cancelleria e quelle generali come gli affitti, le tasse, il supporto IT, le fatture telefoniche.

2. Quali attivitá si possono esternalizzare?

Una volta presa la decisione di rivolgersi a un’agenzia specializzata nella gestione delle Risorse Umane, la domanda da porsi è: quali attività possono essere esternalizzate? Ecco le principali:

• corsi di formazione e aggiornamento del personale;
• budget del personale;
• gestione e controllo di turni e presenze dei lavoratori;
• consulenza contrattuale;
• elaborazione buste paga;
• gestione infortuni e malattie;
• attività burocratiche e di gestione amministrativa;
• attività di recruiting, dalla ricerca all’assunzione;
• soluzioni di head hunting: qualora l’impresa necessiti di una figura professionale ben precisa e con skill di alto livello, saranno gli head hunter dell’agenzia esterna a ricercarla e contattarla.

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3. In-house o outsourcing? la via dell’approccio ibrido

Quando si valuta la scelta migliore per la propria organizzazione, uno dei fattori che si prendono in considerazione è la capacità di comprendere le dinamiche e i valori dell’azienda: nel caso di un proprio lavoratore, si presuppone che questo aspetto sia maggiormente presente rispetto a una risorsa esterna che ancora non conosce da vicino la propria realtà. Per questo è fondamentale che, nel momento in cui il fornitore avvia la collaborazione con l’azienda cliente, questo impari a pensare, agire e comportarsi secondo i behaviour dell’azienda stessa per la quale lavora, individuando i bisogni chiave da soddisfare.

Anche per questo motivo, talvolta le aziende scelgono un approccio ibrido tra le due possibili soluzioni (gestione in-house e outsourcing), mantenendo una risorsa o un team HR all’interno della propria organizzazione e affiancandoli a un fornitore esterno: in questo modo si unisce la sensibilità e la conoscenza dell’impresa posseduta da chi la vive tutti i giorni alla prontezza, all’aggiornamento e alle competenze delle agenzie specializzate. Una soluzione che premia tutti gli attori coinvolti: da un lato il cliente, che risparmia tempo e risorse avvalendosi di esperti HR che lo assistono in ogni necessità, e dall’altro l’agenzia stessa, che ha il vantaggio di poter dialogare con un referente aziendale che conosce a fondo il mondo delle Risorse Umane. 

4. Focus: RPO per un servizio di Headhunting personalizzato

Andiamo ora ad approfondire il nostro ambito specifico, le migliori soluzioni di Headhunting. 

Sono diversi i casi in cui le aziende scelgono di avere a loro disposizione un team di Head Hunter e Scout: picchi di lavoro, ricerche particolarmente strategiche, necessità di tecnologie non presenti in azienda, e molti altri casi.

Un aspetto a cui teniamo particolarmente è la conoscenza dell'azienda e dei suoi valori, per poterli trasmettere ai candidati. Se questo tema è fondamentale in ogni ricerca e selezione che svolgiamo per i nostri clienti, lo è maggiormente nel caso di un RPO.

Qui puoi trovare tutte le informazioni che ti servono.

Buona lettura!

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