Aspettare il primo giorno di lavoro del neo-assunto per coinvolgerlo, significa essere già indietro sulla tabella di marcia.
Concetto forte? Forse, ma purtroppo vero.
Ecco perché oggi non basta più parlare solo di onboarding, dobbiamo fare un passo indietro e porre la lente di ingrandimento sulla fase che viene ancora prima: quella di pre-onboarding, cioè il momento che intercorre da quando il candidato accetta l’offerta di lavoro fino al suo ingresso in azienda.
Un momento di limbo in cui, spesso, può capitare che il neo-assunto si dilegui, accettando un’altra offerta e non presentandosi al suo primo giorno di lavoro.
E l’HR, lo sa bene, spesso a sue spese.
Nei prossimi paragrafi esploreremo il pre-onboarding, vedremo consigli pratici per mettere in piedi una strategia realmente efficace e capiremo in cosa differisce dall’onboarding.
Cominciamo da una definizione: come abbiamo anticipato, il pre-onboarding è quella fase che si inserisce tra la firma ufficiale della lettera d’impegno da parte del candidato e il suo primo effettivo giorno in azienda.
Se “onboarding” vuol dire letteralmente “salire a bordo” e indica la “procedura di inserimento di un neoassunto”, il pre-onboarding è la fase che precede l”imbarco”.
In pratica è il momento subito prima del viaggio, in cui si sono già fatte le valigie, il passaporto è pronto e si sta solo aspettando di imbarcarsi.
Attenzione però: si tratta di una fase delicatissima.
Perché i viaggi, si sa, elettrizzano, ma possono anche fare molta paura.
Senza contare poi che un viaggiatore può scegliere, last minute, di cambiare meta o, fuor di metafora, che un candidato può decidere di accettare un’altra offerta di lavoro e dileguarsi subito dopo aver firmato il contratto.
Il pre-onboarding è infatti un periodo che nasconde dietro l’angolo un’insidia: il temibile cambio d’idea.
E’ quello che in gergo viene chiamato anche “ghosting” : le statistiche dimostrano che già da tempo il fenomeno è diffuso e che 1 candidato su 5 che ha accettato il lavoro, poi non si presenta al primo giorno in ufficio.
Sempre più spesso, infatti, succede che il candidato si ritrovi in mano più di un’offerta e più di una possibilità e decida quindi di cambiare idea all’ultimo minuto, “tradendo” il contratto già firmato per firmarne uno nuovo, con un’altra azienda “più appetibile”.
Il motivo per cui ciò succede è presto detto.
In questa fase infatti il candidato non è ancora realmente ingaggiato, spesso tra la firma e il suo primo giorno in ufficio si sente quasi “abbandonato” e questo fa sì che alla prima occasione decida di partire verso altri lidi.
È proprio a questo punto che l’azienda si gioca la possibilità di perdere il talento che vorrebbe acquisire ed è proprio in questo momento che una serie di azioni possono essere efficaci affinché questo non accada.
Ecco perché è indispensabile dare al pre-onboarding la stessa identica importanza che si da all’onbarding, anzi in alcuni casi ancora di più.
Ma in pratica, quali sono gli step concreti da applicare per uscire vincitori da questa fase di limbo, strutturando un pre-onboarding efficace?
Vediamolo nel dettaglio.
Come spesso accade, la semplicità in questo caso ripaga.
Se le strategie di onboarding devono essere strutturate e coinvolgere per un periodo sufficientemente lungo la nuova risorsa, in modo da inserirla in modo graduale ma estremamente mirato ed efficace in azienda, il pre-oboarding è invece una fase in cui bisognerà essere “leggeri”.
Incisivi e coinvolgenti, sì, ma senza pesare in alcun modo sul neo-assunto.
“Siamo in una fase in cui non è bene essere invadenti nella vita della nuova persona che entrerà in azienda. Quello che dobbiamo fare è essere ingaggianti, ma mantenendo la giusta misura.
Ecco perché è bene pensare a piccole pillole mirate e agilmente fruibili dal nuovo assunto.
Le 3 C del pre-onboarding ben sintetizzano cosa sarebbe meglio fare, perché e come farlo:
Una delle soluzioni che funzionano sempre meglio è l’incontro conoscitivo con il proprio futuro team: che sia in videocall o in presenza, conoscere i membri del proprio team e parlare con loro ancor prima di entrare in azienda è una delle attività più stimolanti che si possano mettere in piedi.
Non solo, bisogna considerare che molti neoassunti spesso hanno un periodo di pausa prima di iniziare a lavorare in azienda, qualche giorno di tempo libero che a volte hanno piacere di usare per conoscere da vicino la nuova realtà lavorativa di cui faranno parte.
E’ quindi in questo lasso di tempo che li si può invitare in azienda per fare un tour degli uffici se non li hanno visti in fase di colloquio e, appunto, per prendersi un caffè con i propri futuri colleghi.
Altra tip semplice ma efficace da mettere in pratica?
Inviare al neoassunto una mail di benvenuto con una foto di tutto il team nei giorni precedenti al suo ingresso in ufficio. E’ un modo perfetto per farlo sentire già parte della squadra e per immaginarsi, lui stesso, come nuova parte integrante del gruppo di persone che vede in foto.
Sono molteplici i materiali che si possono inviare loro:
- video pillole in cui si presentano i progetti e la vita in azienda, dando così alla nuova risorsa un benvenuto realmente efficace, che lo proietti già nell’ambiente in cui sarà immerso dopo il suo ingresso nell’organizzazione;
- il manifesto della cultura aziendale, un documento che noi HR riteniamo di fondamentale importanza e che illustra, passo per passo, i valori dell’azienda, il loro significato concreto e la loro applicazione;
- materiale informativo aggiuntivo e articoli del blog aziendale (se se ne ha uno) che possano risultare utili e ingaggianti, offrendo del contenuto di valore personale e professionale.
Per coinvolgere ulteriormente la persona facendola già sentire parte dell’ecosistema aziendale, si possono inoltre usare tool per raccogliere informazioni sul candidato prima del suo ingresso e che poi verranno condivise con l’azienda durante il primo giorno di lavoro.
Si tratta di informazioni simpatiche, di domande da fare al neo-assunto per conoscerlo meglio e a cui lui stesso risponderà scrivendo ciò che ha piacere di condividere con i nuovi colleghi.
In questo modo sarà già proiettato mentalemente al suo primo giorno nel nuovo ufficio.
Far percepire alla nuova risorsa l’importanza del ruolo che ricoprirà in azienda e fornirgli già tutte le informazioni necessarie per partire con il piede giusto e con la giusta competenza è sicuramente uno dei modi migliori per farlo sentire accolto, necessario e davvero motivato ad esprimere il suo valore.
In generale, il nostro compito è stare vicino alla persona che entrerà a far parte dell’azienda, cercando di limitare da una parte stress e insicurezza che un lavoro nuovo possono generare e, dall’altra, canalizzando nel miglior modo possibile l’entusiasmo che un cambiamento porta spesso con sé.”
Che il pre-onboarding debba essere prassi (e in molti casi effettivamente lo è già) lo confermano i vantaggi che questo processo comporta, sia per le aziende, sia per le persone.
In generale una buona strategia di pre-onboarding si traduce in:
Una persona già ingaggiata sarà predisposta a partecipare attivamente e in modo propositivo alle attività di onboarding che l’aspetteranno nelle prime settimane e mesi del suo ingresso nella nuova azienda.
Tutto concorre al miglioramento costante ed esponenziale dell’employee engagement che di ritorno migliorerà i risultati a lungo termine dell’azienda in cui si inserisce.
Lo spiega bene questo articolo di Forbes che definisce l’employee engagement non tanto come felicità o soddisfazione (benché entrambi siano sentimenti importanti, anche in un contesto professionale), ma come impegno emozionale che un collaboratore sente di avere con l’azienda nella quale è inserito e con i suoi obiettivi di business.
Insomma, un impegno che la nuova risorsa sentirà nei confronti dell’azienda che l’ha accolto, prima del suo giorno in ufficio e, poi, nel periodo successivo ad esso.
Concludiamo questo nostro approfondimento con un piccolo confronto.
Quali sono quindi gli aspetti principali che caratterizzano e differenziano onboarding e pre-onboarding?
Il pre-oboarding invece è un lasso di tempo solitamente più breve, in cui bisogna essere efficaci nel coinvolgere la risorsa in modo rapido, semplice ma molto mirato.
Il pre-onboarding è, in pratica, il calcio di inizio dell’onboarding.
E speriamo di avervi fornito accorgimenti concreti che possano farvi giocare la partita con i vostri nuovi talenti sotto i migliori auspici.