Onboarding in azienda: guida completa per un perfetto calcio d’inizio

Per una risorsa, l'inserimento in un nuovo contesto lavorativo non è sempre semplice. Che si tratti di una figura senior o di una junior, è difficile riuscire a entrare nei processi aziendali e nelle dinamiche di gruppo a colpo sicuro; da ciò possono derivare stress e ansia, la sensazione di non essere ben integrati e difficoltà a svolgere il proprio lavoro nel migliore dei modi. Il processo di onboarding, dunque, è particolarmente importante per chiunque inizi un nuovo lavoro, ma è strategico anche per le aziende che lo adottano: secondo una ricerca effettuata da O.C. Tanner, il 69% dei collaboratori tende a rimanere nella stessa azienda per almeno tre anni, se ha avuto un’ottima esperienza di onboarding. 

1. L’importanza di un buon onboarding per la company culture
2. Il piano di onboarding in azienda: cosa fare prima, durante e dopo l’inserimento
3. Suggerimenti: tips & tricks per l’onboarding perfetto
   
   

1. L’importanza di un buon onboarding per la company culture

Un buon processo di onboarding può rappresentare una svolta per il corretto inserimento delle nuove risorse nel contesto aziendale. L’onboarding accompagna il candidato dall’ultimo step del processo di selezione a quello di “appropriazione” del ruolo all’interno dell’azienda: serve a far sviluppare tutte le conoscenze e le competenze utili per integrarsi completamente. Concretamente, deve dare modo al nuovo collaboratore di essere completamente operativo e autonomo.

Ma il processo di onboarding non si limita esclusivamente a fornire una panoramica dal punto di vista organizzativo: ci si impegna a condividere con i nuovi arrivati anche i valori aziendali, in modo che possano capire e abbracciare la corporate culture, la vision e la mission dell’azienda.

E se questo è importante per la risorsa, che non si sente “lasciata indietro” ma accompagnata nelle dinamiche aziendali, assume valore anche per l’azienda, che può così:

• mettere subito a frutto le competenze del nuovo collaboratore nel migliore dei modi;
• aumentare l’employer branding;
• migliorare la retention e l’engagement dei collaboratori.

Quest’ultimo punto è particolarmente interessante perché il processo di onboarding, come vedremo anche più avanti, può includere più attori di quanti si pensi: non solo la nuova risorsa, il suo manager e l’HR.

Ma da dove iniziare? Quali sono gli accorgimenti giusti per far sì che il processo di onboarding sia effettivo? Ecco qualche suggerimento per rendere il processo di onboarding più liscio possibile.

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2. Il piano di onboarding in azienda: cosa fare prima, durante e dopo l’inserimento

Uno degli aspetti che viene più sottovalutato è che il processo di onboarding inizia già prima che la nuova risorsa metta piede negli uffici.

In questa fase iniziale sono coinvolti due attori principali, l’HR e il team leader di riferimento; a entrambi spetta il compito di trasmettere l’immagine aziendale, i suoi valori, ma anche le attività quotidiane e le dinamiche di gruppo, in modo da dare al candidato, o neoassunto, un’idea su come sia far parte dell’azienda.

• In fase di colloquio, è compito dell’HR  spiegare al meglio quali sono i valori aziendali, qual è il company purpose e come si lavora per raggiungere gli obiettivi aziendali. Questo è il primo passo non solo per capire se la persona che sta sostenendo il colloquio sia allineata con lo spirito aziendale, ma anche per iniziare a coinvolgerla in quella che è la vita aziendale. 
• Nel periodo che va dalla firma del contratto all’ingresso ufficiale in azienda, è particolarmente efficace inserire la nuova risorsa in un flusso di email che dia degli insight sulla corporate culture ma anche sul team in cui la persona verrà inserita.
• Spetta al team leader di coinvolgere il nuovo membro del team nelle attività quotidiane e di aggiornarlo anche prima che metta piede in ufficio: per esempio, potrebbe mandare una warm-up email una settimana o dieci giorni prima dell’ingresso del nuovo collaboratore, con una foto del team o un recap delle sfide e dei successi dell’ultimo periodo. In questo modo, la nuova risorsa può già iniziare a conoscere suoi colleghi ed essere coinvolto negli obiettivi del team.

La prima impressione conta: potrebbe sembrare un luogo comune, ma è un’espressione particolarmente vera quando si parla di un nuovo rapporto lavorativo che inizia.

Il primo giorno è importante far sentire la nuova risorsa a proprio agio in un ambiente che non è (ancora) familiare. A questo proposito, sono tante le iniziative che si possono mettere in atto per un ottimo piano di onboarding, eccone alcune.

• Organizza un incontro con la dirigenza: che si sia già incontrata in fase di colloquio o meno, è importante per la nuova risorsa, sia essa uno stagista o un manager, avere un incontro diretto con la dirigenza. Si possono organizzare dei Welcome Day, specie se ci sono più ingressi, ma basta anche un incontro informale davanti a una tazza di caffè: l’importante è dare il benvenuto al nuovo collaboratore, fargli capire che la sua presenza non è passata inosservata;
• Prepara uno starter kit: fornisci subito tutti gli strumenti per poter essere operativo è essenziale. Si parla di pc e smartphone, ovviamente, ma qualora possibile, non bisogna dimenticare che anche i gadget aziendali, come borracce, tazze, penne e quaderni, sono quel plus che fa sentire un nuovo collaboratore apprezzato perché ufficialmente parte integrante dell’azienda.
• Coltiva i rapporti umani: il processo di onboarding non riguarda solo la nuova risorsa e il suo manager, ma coinvolge più persone, a partire dal suo team; organizzare un pranzo di team è uno dei modi più semplici ed efficaci per rompere il ghiaccio. Un’altra figura che può facilitare l’integrazione in azienda è quella del buddy: una persona verso cui l’azienda nutre fiducia e reputa in grado di trasmettere i suoi valori e la sua cultura organizzativa. Il buddy è il compagno, l’amico a cui fare le domande scomode che una nuova risorsa potrebbe vergognarsi di fare al proprio manager o a qualcuno del proprio team.

L’onboarding non finisce il primo giorno, ma è necessario condurre la nuova risorsa verso la giusta direzione finché non sia perfettamente autonoma e integrata nei processi aziendali. Secondo una ricerca dell’Harvard Business Review servono otto mesi prima che un nuovo assunto raggiunga la piena produttività: è naturale, dunque, cercare di offrire più supporto possibile per far sì che il nuovo collaboratore diventi parte attiva e operativa dell’azienda. Vediamo come fare per facilitare una perfetta integrazione.

• Fissa feedback pre organizzati e strutturati: non bisogna presentarsi al feedback mensile o trimestrale senza sapere cosa dire. È utile sin dall’inizio decidere insieme le tematiche da trattare durante questi confronti: da cosa potrebbe andare meglio a quali skill si vogliono sviluppare. Bisogna evitare i feedback vuoti in cui ci si limita a un generico “Come va?”. Solo attraverso i feedback si può capire effettivamente se le aspettative della nuova risorsa sono state confermate e, in caso di problemi, agire in tempo per risolverli.
• Offri supporto e formazione: che si tratti di un tutor aziendale o di una serie di video tutorial, è essenziale per la nuova risorsa avere un punto di riferimento per quanto riguarda le proprie mansioni. Con il manager di riferimento, il neoassunto potrà anche stabilire se ha bisogno di seguire qualche corso di formazione o aggiornamento, per rafforzare certe competenze e acquisirne di nuove.
• Stabilisci degli obiettivi per il primo periodo: chi non odia la sensazione fastidiosa di entrare in un nuovo posto di lavoro e di girarsi i pollici per il primo periodo perché non si sa cosa bisogna fare? Un buon processo di onboarding prevede di stabilire degli obiettivi iniziali per dare alla risorsa un purpose già nei primi giorni in azienda.

3.  Suggerimenti: tips & tricks per l’onboarding perfetto

Il processo di onboarding è delicato per l’azienda e per il candidato: offre l’occasione di conoscersi e di far uscire, da entrambe le parti, il meglio di sé. È impressionante sapere come un periodo di tempo così limitato abbia impatti a lungo termine sull’engagement, le performance e la retention.  La vita quotidiana in ufficio è sempre abbastanza frenetica e spesso è difficile per i manager garantire ai nuovi arrivati dei primi mesi accoglienti, stimolanti e produttivi.  Per questo è importante sapere in anticipo cosa fare, e poi come farlo, per facilitare l’onboarding delle nuove risorse.

• Forma i team leader sul processo di onboarding e spiegare loro cosa ci si aspetta che i neoassunti abbiano raggiunto entro un periodo ben definito di tempo. Insieme, si possono definire le strategie per far sentire i nuovi arrivati ben accolti e integrati nei processi aziendali.
• Dai il via a una formazione strutturata e non lasciarla al caso: coinvolgi l’IT per registrare dei video tutorial sui software e gli strumenti in uso, o l'Head of Sales per spiegare le dinamiche del settore. Puoi anche decidere di assegnare il processo di formazione a ogni nuovo collega un tutor incaricato di seguirne la formazione, in modo da scaricare in parte il peso dal team leader, che potrebbe non riuscire a seguire le sue attività quotidiane e anche la formazione dei nuovi assunti.
• Introduci la figura del buddy e “accoppia” ogni nuovo arrivato a un collega più o meno coetaneo che sia in azienda da più tempo. Questo tipo di figura permette alla nuova risorsa di avere subito un vero e proprio amico all’interno dell’azienda ed evita l’effetto di spaesamento quando non si sa a chi chiedere tutte quelle informazioni che possono sembrare imbarazzanti: a che ora si fa pausa pranzo? Dove sono i bagni? Posso farmi spedire un pacco in portineria? Il buddy è una figura strategica nel corretto inserimento di una nuova risorsa in azienda: il suo contributo non riguarda il ruolo che il nuovo arrivato dovrà ricoprire, ma rappresenta un aiuto pratico nella vita quotidiana in azienda e nelle dinamiche di gruppo.

Il compito dell’HR è di dare il via e supervisionare il processo di onboarding, ma per far sì questa attività abbia davvero successo, è necessario uno sforzo collettivo per coinvolgere i nuovi arrivati e farli sentire parte integrante dell’azienda: una transizione morbida e veloce non rende solo i collaboratori più felici, ma anche i team più performanti e collaborativi.

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