Non siamo HR. Facciamo gli Head Hunter, che è un po' come fare i mediatori in un matrimonio complicato: sentiamo entrambe le versioni della storia, cerchiamo di mettere d'accordo le parti, e a volte assistiamo a scene che ci fanno pensare "ma questa situazione poteva essere gestita meglio".
Dopo anni in questa posizione - esattamente nel mezzo tra le aziende che cercano talenti e i talenti che cercano opportunità - abbiamo sviluppato un nostro personalissimo "galateo HR". Che poi sarebbe la lista delle cose che, quando le vediamo fatte male, ci fanno sospirare e pensare "ecco, adesso questo candidato non accetterà mai l'offerta" oppure "tra tre mesi questa persona ci richiama per trovare altro".
Non siamo qui a dare lezioni. Chi siamo noi per insegnare agli HR come fare il loro mestiere? Ma abbiamo un punto di osservazione privilegiato: vediamo le conseguenze. Vediamo il candidato brillante che rifiuta un'offerta per "il modo in cui sono stato trattato", il manager di valore che se ne va dopo anni perché "non ne potevo più", il team che si disgrega perché "non ci fidiamo più di nessuno".
E allora abbiamo pensato: perché non raccontare cosa vediamo dal nostro angolo? Magari, leggendo, vi riconoscete in qualche situazione. O magari vi viene da sorridere pensando "eh sì, quella l'ho fatta anch'io". Non fa niente. L'importante è che ogni tanto ci fermiamo a riflettere su queste dinamiche che, a forza di ripetersi, diventano invisibili.
Indice
- La discrezione: quando le confidenze escono dall'ufficio
- Il timing: perché il venerdì pomeriggio non è mai una buona idea
- Il "vediamo": la risposta che fa scappare più talenti
- I conflitti: stare nel mezzo senza essere schiacciati
- Gli eventi aziendali: dove finisce il lavoro e inizia l'imbarazzo
- I dettagli: perché le piccole cose contano più di quanto pensiamo
- Conclusioni
1. La discrezione: quando le confidenze escono dall'ufficio
Una delle prime cose che notiamo quando parliamo con un candidato che vuole cambiare azienda è come parla del suo HR. Se dice "è una persona di cui mi fido", sappiamo che lì le cose funzionano. Se invece dice "lì tutti sanno tutto di tutti", sappiamo già che c'è un problema di fondo.
E il problema, quasi sempre, è la discrezione. O meglio, la mancanza di discrezione.
Ci è capitato più volte di incontrare candidati che ci raccontano: "L'ho scoperto alla macchinetta del caffè. Pensavo fosse una cosa tra me e l'HR, invece nel giro di due giorni lo sapevano tutti." E ogni volta ci chiediamo: ma davvero valeva la pena rovinare anni di fiducia per una chiacchiera?
Il GDPR ha messo nero su bianco molte regole, è vero. Ma quello che vediamo noi è che il vero problema non è quasi mai tecnico-legale. È umano. È la tentazione di dire "non posso dirtelo ma..." e poi dirlo comunque. È il gossip mascherato da "preoccupazione professionale".
Noi, nel nostro lavoro, trattiamo informazioni sensibili ogni giorno. Stipendi, aspettative di carriera, motivi per cui qualcuno vuole lasciare un'azienda. E abbiamo imparato sulla nostra pelle che la regola è una sola: ciò che ti viene detto in confidenza rimane in confidenza. Sempre. Anche quando sembra innocuo condividerlo, anche quando pensi di farlo per un buon motivo.
Perché le conseguenze le vediamo noi, qualche mese dopo, quando quella persona si presenta nel nostro ufficio dicendo "non mi fido più di nessuno lì dentro" e cerca di andarsene.
2. Il timing: perché il venerdì pomeriggio non è mai una buona idea
Ok, diciamolo: licenziare qualcuno il venerdì pomeriggio è una scelta che raramente funziona bene. Lo vediamo dai candidati che arrivano da noi ancora scossi, settimane dopo.
"Mi ha chiamato venerdì alle 16:45. Ho passato il weekend peggiore della mia vita, senza poter fare nulla, senza poter chiamare nessuno." Questa frase, con piccole varianti, l'abbiamo sentita decine di volte.
Guardate, noi capiamo la logica. L'idea è: comunico la brutta notizia venerdì, così il weekend fa da cuscinetto e lunedì si riparte. Ma la realtà che vediamo è diversa. La persona passa due giorni a rimuginare, in uno stato di limbo dove non può attivarsi, non può fare nulla di concreto. E quando ci incontriamo, settimane dopo, ricorda quell'episodio con un risentimento che non è tanto per la decisione in sé, ma per come è stata gestita.
Abbiamo visto anche varianti creative: il feedback negativo dato dieci minuti prima di una presentazione importante, il colloquio di valutazione fissato alle 18:30 quando la persona è già stanca e vuole solo andare a casa, la comunicazione difficile mandata via email un sabato mattina.
Le storie che invece ci raccontano con rispetto? Quelle dove la comunicazione difficile è arrivata a inizio settimana, al mattino, con il tempo necessario per elaborarla. "È stata dura, ma almeno mi hanno trattato da persona adulta" ci ha detto un manager licenziato. La notizia era la stessa, ma il modo ha fatto tutta la differenza.
E noi che stiamo dall'altra parte vediamo chiaramente la differenza tra chi è stato gestito con rispetto e chi si sente ancora umiliato mesi dopo.
3. Il "vediamo": la risposta che fa scappare più talenti
Se dovessimo fare una statistica - e in realtà la facciamo, perché è il nostro mestiere - il "vediamo" senza seguito sarebbe nella top 3 delle motivazioni per cui le persone cercano altro lavoro.
La dinamica la conosciamo a memoria ormai. Un dipendente chiede un aumento. L'HR dice "ne parlo con la direzione". Passano settimane. Il dipendente chiede di nuovo. L'HR dice "ancora non ho risposte". Altre settimane. Nel frattempo, quella persona aggiorna il CV, risponde al nostro messaggio su LinkedIn, viene a un colloquio "tanto per vedere". E quando finalmente arriva la risposta - che sia sì o no - è troppo tardi: ha già firmato altrove.
E qui c'è una cosa che vediamo molto bene dal nostro punto di osservazione: spesso il vero problema non è nemmeno dell'HR. È il management che non decide, che non comunica, che lascia l'HR in mezzo senza strumenti. Noi questo lo capiamo, perché ci lavoriamo ogni giorno. Ma il dipendente? Il dipendente vede solo che ha chiesto qualcosa e non ha ricevuto risposta.
Cosa vediamo che funziona? Gli HR che, anche quando non hanno tutte le risposte, sono almeno trasparenti. "Non ho ancora una risposta definitiva, il management sta valutando. Ti aggiorno entro venerdì, anche solo per dirti a che punto siamo."
Sembra poco? Per noi che riceviamo la telefonata tre mesi dopo da quel dipendente che vuole cambiare, fa una differenza enorme. Perché ci dice: "Guarda, lì mi hanno sempre trattato con rispetto, anche quando la risposta era no. Non è per quello che me ne vado."
4. I conflitti: essere neutrali senza essere neutri
Noi, per mestiere, stiamo nel mezzo. Tra l'azienda e il candidato, tra chi cerca e chi è cercato. E questo ci ha insegnato una cosa: stare in mezzo è difficile. Veramente difficile.
Quindi quando sentiamo storie di HR che si trovano a gestire conflitti tra colleghi, noi capiamo. Capiamo la tentazione di schierarsi con chi sembra avere più ragione. Capiamo la fatica di rimanere neutrali quando dentro di te hai già un'opinione. Capiamo la frustrazione quando entrambe le parti vengono da te aspettandosi che tu risolva magicamente la situazione.
Ma vediamo anche le conseguenze quando questa gestione va male.
"Sono andato dall'HR a parlare di un problema con un collega. Due giorni dopo il collega è venuto da me furioso perché 'l'HR gli aveva raccontato tutto'. Da quel momento ho smesso di fidarmi." Questa storia, con varianti, l'abbiamo sentita troppe volte.
O l'opposto: "Ho capito subito che l'HR aveva già deciso chi aveva ragione. Il colloquio è stato solo una formalità." Anche questa, troppo spesso.
Le situazioni che funzionano meglio? Quelle dove l'HR riesce a far sentire ascoltate entrambe le parti senza promettere di risolvere tutto. "Non mi ha detto che aveva ragione io o l'altro. Mi ha aiutato a capire come affrontare la situazione." Questo ci piace sentire, perché sappiamo che quella persona non verrà da noi tra un mese a cercare altro.
5. Gli eventi aziendali: dove finisce il lavoro e inizia l'imbarazzo
Ah, gli eventi aziendali. Il nostro materiale preferito per le storie tragicomiche.
Ci raccontano di HR che all'aperitivo aziendale, dopo qualche bicchiere, si trasformano in confessori improvvisati. O peggio, in fonte di gossip. "Alla cena di Natale, dopo qualche drink, l'HR mi ha raccontato un sacco di cose sui miei colleghi. Il lunedì dopo non riuscivo più a guardarli allo stesso modo."
E poi c'è la cena di Natale, che meriterebbe un capitolo a sé. Abbiamo sentito di tutto: HR completamente ubriachi, confidenze fatte e dimenticate (da una parte), situazioni imbarazzanti che il lunedì dopo nessuno sa più come gestire.
Non che ci aspettiamo che gli HR siano robot. Ma quello che notiamo è che le persone hanno aspettative diverse verso di loro. Quando il commerciale si ubriaca alla festa, fa ridere. Quando lo fa l'HR, crea disagio.
6. I dettagli: perché le piccole cose contano più di quanto pensiamo
Se c'è una cosa che ci colpisce sempre, nei colloqui con i candidati, è l'importanza dei dettagli. Delle piccole cose.
"Ho mandato tre email per chiedere feedback sul colloquio. Nessuna risposta. Poi mi hanno richiamato due mesi dopo chiedendomi se ero ancora interessato."
"Mi aveva promesso che mi avrebbe fatto sapere entro venerdì. Sono passate tre settimane."
"A Marco hanno concesso lo smart working. A me che ho chiesto la stessa cosa hanno detto che non era possibile."
Sono piccole cose, apparentemente. Ma noi, che riceviamo quelle telefonate mesi dopo, sappiamo che non lo sono affatto. Sono quelle piccole cose che si accumulano, che creano risentimento, che trasformano un dipendente soddisfatto in uno che guarda altrove.
E la cosa interessante è che spesso l'HR in questione non si rende nemmeno conto. È convinto di aver risposto a quella email. Era sicuro di aver chiamato. Pensava che la situazione con Marco fosse diversa.
Ma dall'altra parte, la persona ha vissuto un'esperienza completamente diversa. E quella è la realtà che conta.
Noi, nel nostro piccolo, abbiamo imparato che mantenere le promesse - anche quelle piccole - fa la differenza. Se diciamo a un candidato "ti richiamo martedì", lo richiamiamo martedì. Anche se non abbiamo ancora tutte le risposte, anche se è scomodo. Perché sappiamo che dall'altra parte c'è una persona che sta aspettando, che ha organizzato la sua settimana tenendo conto di quella telefonata.
E quando vediamo HR che applicano lo stesso principio, lo notiamo subito. Perché i loro candidati, anche quando non vengono scelti, parlano bene di loro.
7. Conclusioni
Eccoci qui, alla fine di questo viaggio nelle regole non scritte del mondo HR, viste dal nostro particolare punto di osservazione.
Guardate, noi non abbiamo tutte le risposte. Ma stiamo in mezzo. Ogni giorno. E da questo posto privilegiato vediamo le conseguenze di certi comportamenti: vediamo i talenti che se ne vanno, le opportunità che si perdono, le relazioni che si rompono.
Sappiamo bene che fare l'HR è un mestiere difficile. Vi ritrovate a gestire situazioni complesse, spesso con pochi strumenti e ancora meno supporto dal management. Siete quelli che devono comunicare le decisioni prese da altri, gestire le aspettative senza avere sempre le informazioni necessarie, tenere insieme team con dinamiche complicate.
Ma quello che possiamo dirvi, dal nostro angolo, è che certe cose fanno la differenza. Il timing scelto per una comunicazione difficile. La capacità di essere chiari anche quando la risposta è negativa. La discrezione sulle informazioni sensibili. La coerenza nel trattare le persone. Il mantenere la parola data, anche nelle piccole promesse quotidiane.
Non sono cose che si trovano nei manuali o nei corsi di formazione. Sono quelle regole non scritte che si imparano con l'esperienza, con gli errori (ne abbiamo fatti anche noi, credeteci), con l'osservazione di cosa funziona e cosa no.
E noi, che continuiamo a stare in mezzo, continueremo a osservare. Continueremo ad ascoltare le storie dei candidati che arrivano nel nostro ufficio, a vedere le conseguenze delle decisioni prese, a cercare di mettere insieme i pezzi.