Il Capodanno dell'HR: tra cene di Natale e premi produzione

La fine del 2021 si avvicina e con essa anche le celebrazioni di fine anno: non solo quelle con amici e parenti, ma anche quelle con i colleghi, tra feste di Natale, cene aziendali e auguri per l’anno nuovo. Un bel momento di condivisione e di serenità tra compagni di lavoro, un’occasione per fare il bilancio degli ultimi dodici mesi e per affrontare i prossimi con rinnovata motivazione. Insomma, un passaggio importante per la vita aziendale, a cui l’HR deve prestare necessariamente grande attenzione per non lasciare niente al caso.

1. Comunicazioni di fine anno: cosa dire?
2. Premio di produzione aziendale: come comunicarlo ai dipendenti?
3. Cena aziendale di Natale 2021: consigli per gli HR

1. Comunicazioni di fine anno: cosa dire?

L’attenzione da concedere a questo importante momento dell’anno parte dalla comunicazione, dal modo e dai contenuti con cui l’azienda sceglie di rivolgersi ai propri lavoratori.

1.1 Grazie

Certamente, dopo un anno di lavoro, e soprattutto dopo uno impegnativo e particolare come quello che abbiamo appena trascorso, la prima parola da pronunciare a chi porta avanti l’azienda ogni giorno è solamente una: grazie.
Ringraziare i nostri collaboratori, che hanno lavorato per il bene dell’impresa anche in un contesto non semplice, non può che essere il primo pensiero. Un gesto che sicuramente è apprezzato dalla popolazione aziendale, che vede riconosciuto il proprio impegno e si sente giustamente gratificata per questo. Oltre a essere un atto doveroso, il ringraziamento ai colleghi è quindi anche una leva motivazionale per farli sentire attori protagonisti della vita dell’organizzazione, e quindi anche per dare loro la spinta a continuare su questa strada e a ripetersi l’anno successivo.

1.2 Valori, mission, vision

Le comunicazioni di fine anno sono anche l’occasione per ribadire i valori, la vision e la mission dell’azienda. Quello che è stato fatto nel corso dei mesi non è stato solo mandare avanti il business e generare introiti per l’impresa: in qualche modo, tutti coloro che hanno svolto un’attività per l’organizzazione si sono anche fatti portavoce dei valori aziendali, ne hanno concretizzato la visione, si sono impegnati per uno scopo che va al di là del mero fatturato. I temi qui possono essere davvero svariati:

• la vicinanza ai clienti;
• l’impegno in termini di sostenibilità;
• agire sempre con equità e trasparenza;
• la responsabilità sociale nel territorio in cui si opera;
• perseguire lo sviluppo della società attraverso il proprio business;
• il lavoro di squadra;
• portare innovazione all’interno e all’esterno dell’organizzazione;
• offrire prodotti e servizi sempre di alta qualità.

Questi sono solo alcuni esempi, la lista potrebbe essere molto lunga. Quello che è importante è quindi avere ben chiari quali sono gli elementi che caratterizzano la realtà in cui lavoriamo e comunicarli in maniera efficace a tutti gli stakeholder dell’impresa. Ribadirli un’ultima volta prima delle festività è un modo per lasciarli impressi nella mente di chi legge e tracciare le linee guida su cui muoversi anche in futuro.

Questo può essere fatto anche in un ultimo momento, vale a dire in una cena aziendale o comunque un evento di fine anno. Se vogliamo inviare una comunicazione ai colleghi e stiamo organizzando un momento in cui ritrovarsi tutti insieme, non dimentichiamoci ovviamente di includere l’invito a partecipare e di dare tutte le informazioni necessarie per tempo.

1.2 Semplicemente: auguri!

Come ultimo punto, ci sono gli auguri di buone feste, con l’auspicio di trascorrere serenamente le meritate vacanze e di ritrovarsi a gennaio con la giusta carica e motivazione per ripartire insieme e raggiungere gli obiettivi dell’azienda.

2. Premio di produzione aziendale: come comunicarlo ai dipendenti?

La lista che abbiamo stilato comprende in realtà un ulteriore punto che costituisce un capitolo a parte, in quanto si tratta di un elemento facoltativo e che potrebbe non riguardare l’intera popolazione aziendale ma solo una sua parte: stiamo parlando dei premi di produzione.

Gratificare i propri collaboratori con un premio significa stimolarli a lavorare meglio, oltre che a riconoscere il loro valore e impegno. Quando una persona vede premiato il proprio lavoro, è chiaramente motivata a continuare su quella strada e a fare sempre meglio, perché acquisisce la consapevolezza che i propri sforzi contribuiscono nel modo giusto a raggiungere gli obiettivi aziendali. Inoltre, un’impresa che riconosce il valore dei propri collaboratori guadagna punti anche a livello reputazionale, e può dunque trarre vantaggio in ottica di employer branding ed employee retention.

Ovviamente è importante che il traguardo da raggiungere sia chiaro per tutti fin da subito, altrimenti si rischia che l’obiettivo non sia facilmente individuabile e dunque potrebbe non essere raggiunto. Il premio aziendale sarà quindi legato a traguardo definito con precisione: solo così il lavoratore sarà motivato e avrà la possibilità di comprendere le azioni da mettere in campo per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Con “premio” o “gratificazione” si intende tipicamente un compenso economico aggiuntivo che si addiziona in busta paga allo stipendio. Le gratifiche retributive ai singoli dipendenti sono erogate per scelta del datore di lavoro ma, in taluni casi, queste sono obbligatorie se previste dal Contratto collettivo nazionale di lavoro al raggiungimento di specifici obiettivi aziendali. Tra le tipologie di premi individuali ai dipendenti, quelli che i datori erogano generalmente sono:

• il premio di produzione;
• il premio di rendimento;
• il premio fedeltà aziendale.

Negli ultimi anni in realtà le aziende tendono a erogare maggiormente premi collettivi anziché premi individuali ai lavoratori. Spesso le aziende sono organizzate per team di lavoro e per questa ragione si tende a premiare e incentivare il lavoro di un intero gruppo di lavoro piuttosto che il lavoro del singolo, anche perché quest’ultimo potrebbe generare inutili competizioni fra le singole risorse. Tra i premi collettivi ai lavoratori, normalmente, ci sono: 

• gli incentivi di prestazione, che premiano il comportamento del reparto o della squadra di lavoro; 
• gli incentivi di risultato, che premiano i risultati raggiunti dal team; 
• gli incentivi di successo, che premiano la capacità della squadra di individuare gli obiettivi e di realizzarli.

Se si tratta di un premio individuale, quindi, potrebbe essere il caso di comunicarlo solo al diretto interessato e non all’intera collettività, appunto per evitare eventuali attriti tra colleghi; diverso è ovviamente il discorso dei premi collettivi, che possono essere comunicati in modo trasparente all’intero gruppo di lavoro per gratificare tutte le risorse che ne fanno parte. In ogni caso, la fase preliminare di corretta definizione dell’obiettivo da raggiungere è fondamentale anche a questo proposito: se il premio viene erogato sulla base del merito e di criteri di valutazione oggettivi, eviteremo senz’altro qualsiasi tipo di dissapore da parte degli altri colleghi. Anche per questo può essere molto utile per tutte le organizzazioni, da quelle più piccole alle grandi multinazionali, dotarsi di un sistema di performance management per la corretta valutazione del lavoro dei collaboratori e del raggiungimento degli obiettivi aziendali.

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3. Cena aziendale di Natale 2021: consigli per gli HR

Dove, come e quando: organizzare la cena aziendale natalizia o di fine anno è un impegno importante per chi gestisce le Risorse Umane di un’impresa, perché abbiamo già visto come questo momento non sia solo un incontro informale per passare il tempo fra colleghi, ma anche un’occasione per fare un bilancio dell’anno, annunciare obiettivi e cambiamenti importanti o per ribadire i valori, la vision e la mission dell’azienda.

Si tratta, insomma, di un momento importante all’interno di una più ampia strategia di team building e di engagement dei lavoratori. Per questo è importante non sottovalutare alcun dettaglio, che invece va curato e programmato per tempo per una riuscita ottimale dell’evento. Ogni elemento che lo caratterizzerà, dal menu ai colori della tavola, dalle luci fino alla musica d’ambiente, deve essere in linea con quanto vogliamo comunicare ai nostri colleghi: ci deve sempre essere coerenza tra quanto viene proposto e l’immagine del brand. Non consideriamo quindi la cena aziendale come una perdita di tempo, ma ripensiamola come un’opportunità per lavorare sul coinvolgimento dei nostri lavoratori di un’impresa.

L’organizzazione non può quindi essere trascurata e posticipata all’ultimo minuto. È necessario iniziare a prepararsi possibilmente già alcuni mesi prima, così da avere garanzia di disponibilità nella data individuata della location preferita, del budget individuato per la serata da parte dell’azienda e di un adeguato intrattenimento. Ora è diventato di primaria importanza anche il tema della sicurezza, che prevede diversi accorgimenti che dobbiamo essere certi vengano rispettati. Pianificare tutto con largo anticipo è dunque il prerequisito necessario per riuscire a ottenere l’evento desiderato.

3.1 Cena di gala o informale?

Il tipo di serata da organizzare dipende ovviamente da azienda ad azienda. È importante conoscere, per quanto possibile, le persone che ne fanno parte, immaginarsi cosa si aspettano e cosa può farli sentire più a proprio agio, e può essere molto utile sapere quello che è stato fatto in passato e quanto è stato gradito. Chiedere feedback sulle varie iniziative è ormai pratica diffusa e apprezzata.

Questo non significa che non si debbano apportare elementi di novità, anzi: è tanto utile imparare dal passato quanto saper portare nuovi spunti per stupire i partecipanti all’evento e farli divertire. Pensiamo con creatività, puntiamo a location coinvolgenti e proviamo a costruire esperienze su misura. Cerchiamo quindi di capire fin da subito se la struttura ospitante può fornire attrezzature adeguate per l’intrattenimento, il personale che ci occorre e le decorazioni adatte al tema o all’atmosfera che vogliamo creare: come ogni festa che si rispetti, l’importante è divertirsi.

A questo scopo spesso risulta funzionale una serata più informale, che può aiutare a rilassarsi e a creare un clima conviviale e divertente. D’altro canto, la cena di gala può essere la soluzione ideale se sappiamo che ci saranno degli annunci e delle comunicazioni importanti per tutti i colleghi, o magari degli ospiti illustri che abbiamo scelto di invitare per stupire i partecipanti e offrire loro un’esperienza indimenticabile.

3.2 L’invito alla cena

Anche l’invito alla cena aziendale deve essere curato in ogni dettaglio, sia a livello di immagine sia sul piano del contenuto, e preparato in largo anticipo, così da poterlo inviare per tempo a tutti i destinatari. A meno che all’interno della nostra organizzazione non sia presente un reparto grafico, l’idea migliore è quella di affidare il lavoro a un professionista esterno che curi la parte estetica, mentre le risorse dell’azienda possono occuparsi del contenuto senza tralasciare alcuna informazione:

• data, ora e luogo dell’evento;
• abbigliamento indicato, nel caso vi sia un tema specifico o una location che richieda un abito di un certo tipo;
• recapiti per chiedere ulteriori informazioni e confermare o meno la partecipazione alla cena aziendale.

L’invito può essere mandato ai colleghi in forma di e-mail o di busta cartacea, a seconda delle possibilità dell’azienda e del numero di lavoratori. L’importante è che il testo sia scritto in maniera corretta e con uno stile chiaro e cordiale, sottolineando che si tratta di un momento piacevole da trascorrere tutti insieme.

3.3 Suggerimenti di outfit

Mentre fervono gli ultimi preparativi per cercare di organizzare l’evento perfetto, è molto probabile che i nostri colleghi e le nostre colleghe si stiano ponendo ripetutamente la domanda: “come mi vesto alla cena aziendale?”. Un dubbio senz’altro legittimo, perché si tratta di un’occasione in cui incontrare tutti gli altri lavoratori dell’azienda ma in un contesto diverso da quello abituale.

Un’indicazione, come abbiamo detto, deve arrivare già dall’invito recapitato ai partecipanti, soprattutto nel caso in cui vi sia un tema particolare. Anche qualora non sia presente un suggerimento esplicito, è comunque possibile farsi un’idea sulla base della location che è stata individuata per la serata, se più o meno formale. In quasi tutti i casi è comunque preferibile non indossare capi troppo stravaganti o provocanti, ma nemmeno troppo dimessi. Certamente può essere una buona idea non vestirsi come ci si veste sempre in ufficio, e quindi cambiare tipologia di abito e colori, magari azzardando con quelli tipici del Natale, come il rosso.

3.4 Giochi e quiz per la cena

Come abbiamo già ripetuto diverse volte, la cena aziendale è un momento in cui abbiamo la possibilità di interagire con i nostri colleghi e può dunque rivelarsi una preziosa occasione di team building per consolidare i rapporti. Compito di chi organizza l’evento è dunque quello di agevolare l’incontro fra tutti i lavoratori creando occasioni di socialità e di divertimento: di certo non vogliamo che l’atmosfera sia troppo “ingessata” e che si finisca a parlare di lavoro e scadenze incombenti. Un altro possibile effetto da evitare è che si creino i “gruppetti” di soliti colleghi che si conoscono da anni, che escludono i nuovi arrivati e che precludono anche a sé stessi la possibilità di interagire con nuove persone.

Ecco quindi che una soluzione efficace può essere organizzare dei giochi che prevedano il dialogo o la collaborazione tra persone diverse, per permettere a tutti di partecipare e condividere i momenti più interessanti e divertenti della serata, iniziando così a rafforzare i legami e la coesione del team. Può trattarsi di attività studiate specificatamente per il team building aziendale, oppure grandi classici come la caccia al tesoro, il karaoke o un quiz, ricordandosi che è importante che l’attività sia alla portata di tutti e preveda dinamiche di interazione.

Un’altra bella idea può essere organizzare una cooking class, in cui i partecipanti lavorano insieme per creare dei piatti e condividono la presentazione di un menù, magari suddivisi in piccoli gruppi così da stimolare il lavoro di squadra: in questo modo la cena aziendale diventa davvero parte integrante del nostro percorso di team building.

Insomma, non c’è che l’imbarazzo della scelta. L’importante è optare per le attività in base al tema della serata, all’età e a quelle che pensiamo possano essere le inclinazioni delle persone che fanno parte della nostra azienda, pensando a come creare occasioni di incontro fra loro all’insegna del divertimento. E la riuscita della serata sarà garantita.

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