Mentre tutti brindano al panettone aziendale, l'HR Manager sta ancora rispondendo a "ma io posso prendere le ferie il 7 gennaio?". Un racconto semi-serio delle 24 ore più intense dell'anno per chi lavora nelle Risorse Umane: dalla gestione dei regali aziendali alla diplomazia delle chiusure natalizie, fino al dramma esistenziale del pranzo di Natale aziendale.
C'è un momento magico, verso metà dicembre, in cui l'ufficio si trasforma. Compaiono lucine colorate, qualcuno porta i biscotti fatti in casa, l'atmosfera si fa più rilassata. Tutti parlano di vacanze, cenoni, regali.
Tutti, tranne l'HR Manager.
Perché mentre il resto dell'azienda entra nella modalità "festa", l'HR entra nella sua fase più intensa dell'anno. Quel periodo in cui le giornate si allungano misteriosamente fino alle 22, in cui la casella email diventa un campo di battaglia, in cui la parola "ferie" assume almeno sedici significati diversi.
Benvenuti nella Vigilia di Natale vista dall'ufficio HR. Dove le renne volano, Babbo Natale esiste, ma nessuno sa esattamente quanti giorni di permesso gli spettano.
Indice
- Il puzzle delle ferie natalizie
- Il pranzo di Natale aziendale: diplomazia estrema
- Le 24 ore che precedono la chiusura
- Sopravvivere al Natale da HR
1. Il puzzle delle ferie natalizie
1.1. "Posso prendere ferie dal 23 al 7 gennaio?"
Succede ogni anno. Verso fine novembre arriva la prima email: "Volevo chiederti se è possibile prendere le ferie dal 23 dicembre al 7 gennaio". Seguita, nell'arco di 48 ore, da altre ventitré richieste identiche.
Il problema non è che le persone vogliano le ferie natalizie. È legittimo. Il problema è che vorrebbero tutte prenderle contemporaneamente, possibilmente senza aver consultato il calendario, il proprio team, o il concetto base di "qualcuno dovrà pur rispondere ai clienti a gennaio".
E così inizia la danza diplomatica. Spiegare gentilmente che no, non possono stare via tutti e quattro del team commerciale nelle stesse due settimane. Negoziare con chi può posticipare il rientro di un giorno. Trovare il modo di far funzionare una coverage che sulla carta sembra scritta da Escher.
La soluzione realistica: Blocca le richieste di ferie natalizie con almeno un mese di anticipo (quindi entro fine novembre). Comunica chiaramente la deadline a ottobre. Chi arriva dopo, prende quello che resta. Sembra rigido? Lo è. Ma è anche l'unico modo per non impazzire e per garantire una distribuzione equa.
1.2. Quando tutti vogliono le stesse due settimane
Poi ci sono le variabili. C'è chi ha figli e quindi "è chiaro che devo stare via tra Natale e l'Epifania". C'è chi non ha figli e quindi "è l'unico momento dell'anno in cui posso andare in vacanza senza prezzi folli". C'è chi ha i parenti all'estero. Chi ha prenotato il volo sei mesi fa.
Tutti hanno ottime ragioni. Tutte legittime. Tutte incompatibili tra loro.
E tu, HR Manager, sei lì nel mezzo. Cercando di incastrare richieste come se stessi giocando a Tetris con pezzi che non combaciano mai. Sapendo che qualsiasi decisione prendi, qualcuno rimarrà deluso.
La soluzione realistica: Crea regole trasparenti e comunicale in anticipo. "Chi ha figli in età scolare ha priorità nella settimana tra Natale e Capodanno, chi non ha figli ha priorità nella settimana dell'Epifania" oppure "Rotazione annuale: chi è stato via l'anno scorso ha priorità più bassa quest'anno". Non saranno perfette, ma almeno saranno chiare.
1.3. Le richieste creative
E poi ci sono loro. I creativi delle ferie. Quelli che non chiedono esplicitamente le ferie, ma trovano soluzioni alternative.
Il classico è il "lavoro da remoto dal 27 al 4 dalla casa dei miei in montagna". Traduzione: sarò irraggiungibile ma tecnicamente in servizio.
La soluzione realistica: Definisci con chiarezza cosa è smart working e cosa è ferie. "Lavoro da remoto" significa essere operativo negli orari previsti, partecipare alle call, rispondere alle email. Se questo non è possibile per la situazione logistica, sono ferie, non remote working.
2. Il pranzo di Natale aziendale: diplomazia estrema
2.1. La location impossibile
Selezionare il ristorante per il pranzo di Natale è un'impresa che richiederebbe le competenze di un diplomatico ONU. Deve essere abbastanza capiente per tutti. Abbastanza centrale per chi viene in metro. Con parcheggio per chi viene in macchina. Vegetariano-friendly. Meglio se anche vegano. E celiaco. Il CFO odia il pesce. L'amministratrice vuole il vino buono ma non può costare troppo.
Dopo settimane di ricerche, quando finalmente trovi IL posto perfetto, scopri che è già al completo dal 15 settembre.
La soluzione realistica: Prenota entro settembre, massimo prima settimana di ottobre. Scegli tre possibili location, fai votare solo quelle tre. Una volta deciso, si va lì, con quel menu. Chi ha esigenze alimentari specifiche le comunica con anticipo. Chi non può venire in quella data, pazienza. Bisogna sopravvivere!
2.2. I posti a tavola: il Risiko delle sedie
Chi potrebbe mai immaginare che la disposizione delle sedie diventi un campo minato diplomatico?
Eppure eccoti qui, con la piantina del ristorante davanti, che cerchi di capire come mettere insieme il team vendite (che odia il team marketing), separare quei due che hanno rotto da poco, assicurarti che i neo-assunti non si ritrovino tutti in un tavolo ghetto, e garantire che il CEO non sia troppo isolato ma neanche troppo al centro dell'attenzione.
La soluzione realistica: Un'idea? Tavoli liberi. Semplicemente, tavoli liberi. "I tavoli sono tutti uguali, sedete dove volete". Sì, qualcuno si sentirà a disagio, ma almeno nessuno potrà accusarti di strategie politiche. Metti dei segnaposto solo per i C-level che devono stare sparpagliati, il resto è ordine di arrivo.
2.3. Il regalo aziendale: missione impossibile
Ogni anno la stessa domanda esistenziale: cosa regalare? Il panettone è scontato. Il cesto natalizio? Molti sono vegani. Il buono Amazon? Manca il tocco personale. Qualcosa con il logo aziendale? Sembra marchettara.
Poi c'è la questione budget. Con 30 euro, sottratto IVA, packaging e personalizzazione, ti rimangono 17 euro per il regalo effettivo. E devi trovare qualcosa che sembri un bel pensiero.
La soluzione realistica: Coinvolgi un piccolo gruppo di dipendenti nella scelta o fai una survey sondando le preferenze, così quando arrivano le lamentele puoi dire: "È stato scelto democraticamente".
3. Le 24 ore che precedono la chiusura
3.1. La mattina: ultimi fuochi
È il 23 dicembre. Metà delle persone sono in smart working. L'altra metà è in ufficio ma chiaramente sta solo finendo cose urgenti prima di fuggire.
Tu invece sei nel pieno dell'operatività. Perché è proprio il 23 dicembre che arrivano le richieste che avrebbero dovuto arrivare a ottobre.
"Scusa, ma quella storia del TFR in busta paga, si può fare entro fine anno?" No.
"Un dubbio veloce sul calcolo della tredicesima..." Non è mai veloce.
"Devo assolutamente aggiornare i miei dati per il 730..." Dovevi farlo sei mesi fa.
La soluzione realistica: Dal 15 dicembre in poi, rispondi solo alle emergenze vere. E definisci chiaramente cosa sia un'emergenza: "Emergenza = impatta sullo stipendio di dicembre o i bonus annuali, o è legalmente obbligatorio ora". Tutto il resto può aspettare il 7 gennaio. Mettilo per iscritto dal 1° dicembre.
3.2. Il pomeriggio: "solo una cosa veloce"
Sono le 15 del 23 dicembre. Hai in programma di uscire alle 17.
Alle 15:05 arriva il primo "Ti rubo solo un minutino". Che non è mai un minutino. È sempre minimo venti minuti, spesso quaranta.
Alle 16:15 arriva una chiamata. "Scusa se ti disturbo, ho solo una domanda velocissima..." La domanda riguarda un contratto da rifare, una questione legale che richiede di chiamare il consulente del lavoro.
Alle 17:20 sei ancora lì. Stai facendo calcoli mentali su quanto velocemente puoi guidare.
La soluzione realistica: Blocca l'agenda dopo le 15 del 23 dicembre. Metti in automatico: "Oggi chiudo alle 15 per attività urgenti da completare. Per emergenze chiamami, non scrivere".
3.3. La sera: l'ufficio è vuoto ma Slack no
Sei finalmente a casa. Magari a cena. Il tuo telefono vibra per la quinta volta in dieci minuti.
Sono le notifiche di Slack. O del gruppo WhatsApp aziendale.
"Scusa se scrivo ora, ma mi è venuto un dubbio sul contratto..." "Quick question sulla policy delle ferie!"
Tu guardi il telefono. Poi il piatto. Sai che non dovresti rispondere. Ma pensi: "Se rispondo ora, almeno poi non ci penso più".
Ma lo sai benissimo, se rispondi ora, arriveranno altre tre domande. Perché hai stabilito che sei disponibile anche il 23 sera.
La soluzione realistica: Attiva "Non disturbare" dalle 19 del 23 dicembre alle 09 del 7 gennaio. Lascia un messaggio chiaro: "Rispondo solo alle emergenze che richiedono intervento entro 24 ore". Se qualcosa è davvero urgente, ti chiameranno. Tutto il resto può e deve aspettare.
4. Sopravvivere al Natale da HR
4.1. Cosa puoi controllare (e cosa no)
Ecco la verità scomoda: non puoi controllare tutto. Non puoi fare in modo che tutti siano felici. Non puoi impedire che arrivino richieste dell'ultimo minuto.
Quello che puoi controllare è come ti organizzi. Puoi stabilire delle deadline chiare e comunicarle in anticipo. Puoi definire cosa è urgente e cosa no. Puoi proteggere il tuo tempo.
Il segreto non è lavorare di più nelle settimane pre-natalizie. È lavorare in modo più strutturato. Significa mandare quella email con le "FAQ natalizie" già a fine novembre. Significa creare processi che si auto-gestiscono il più possibile.
Nel nostro lavoro di Headhunting, una delle caratteristiche che cerchiamo sempre negli HR Manager è proprio questa: la capacità di pianificare e anticipare. Non per essere ossessivi, ma per sopravvivere ai periodi di picco.
Ecco la cosa che nessuno ti dice quando scegli di lavorare nelle Risorse Umane: il periodo natalizio non sarà mai davvero rilassante come per gli altri. Non perché tu non meriti il riposo, ma perché il tuo lavoro è per natura trasversale, continuo, legato ai bisogni delle persone.
Ma questo non significa che tu debba sacrificare completamente il tuo Natale. La differenza tra un HR Manager che arriva a gennaio esaurito e uno che arriva ricaricato sta nella capacità di porre dei confini, di pianificare in anticipo, di dire di no quando è necessario, e di accettare che non tutto sarà perfetto.
Quindi sì, ci saranno richieste dell'ultimo minuto. Sì, qualcuno si lamenterà. Ma se hai pianificato bene, comunicato chiaramente e protetto i tuoi confini, sopravviverai.
E quando finalmente sarai seduto alla cena del 24, con il telefono in modalità aereo, potrai anche tu brindare. Sapendo che hai fatto del tuo meglio, che l'azienda non è collassata, e che il 7 gennaio affronterai tutto il resto.
Anche perché, diciamocelo, il 7 gennaio arriveranno comunque altre venti email che iniziano con "velocissima domanda...".
Ma quello è un problema del prossimo anno. Per ora, buon Natale. Davvero.