Uno dei fattori chiave per il successo del business è senza dubbio la gestione del proprio team. Questo significa non solo saper selezionare le persone giuste e organizzare il lavoro nel modo migliore, ma anche monitorare le performance dei collaboratori, per comprendere come e quanto la loro attività stia aiutando l’organizzazione a raggiungere i propri obiettivi. E il Performance Management aiuta a fare proprio questo.
- Il performance management: una definizione
- Performance management ed HR
- Strumenti e caratteristiche del Performance Management
- Formazione e soft skill
- La situazione in Italia
1. Il performance management: una definizione
Con Performance Management si intende quell'insieme di processi gestionali finalizzati a indirizzare i comportamenti individuali e collettivi alla realizzazione degli obiettivi aziendali. Alla base di ciò deve sempre essere presente una comunicazione tra dipendente e supervisore chiara ed efficace, per uno scambio di informazioni che abbia il compito di individuare come la persona stia performando. Si tratta cioè di:
- chiarire le aspettative;
- definire gli obiettivi e i traguardi;
- ricevere e/o dare feedback;
- analizzare i risultati.
Alcuni identificano con Performance Management proprio questo processo comunicativo tra il lavoratore e il suo supervisore, che prevede appunto la valutazione delle performance. Questo è senz’altro uno degli aspetti fondamentali dell’attività, che però è anche molto di più: è infatti presente tutta una fase preliminare dedicata alla definizione degli obiettivi individuali e aziendali, che sarà a sua volta seguita dall’analisi del lavoro e infine dall’implementazione di attività per migliorare le performance.
Per definire il processo di Performance Management si fa dunque spesso riferimento anche all’espressione Performance Management System, o sistema di gestione delle performance, ovvero la rete di tecniche, procedimenti e criteri applicati per promuovere la valutazione e l’implementazione delle performance dei dipendenti.
Infine, può anche essere utile analizzare le performance di determinate unità di business, per verificare che tutti i gruppi di lavoro siano allineati con gli obiettivi posti dall’azienda nei diversi ambiti: in questo senso può capitare di imbattersi in terminologie come CPM o Corporate Performance Management, EPM o Enterprise Performance Management, BPM o Business Performance Management e SPM o Strategic Performance Management.
2. Performance management ed HR
Una buona comunicazione è importante anche per trasmettere a tutti i colleghi la vision, la mission e i valori aziendali della propria organizzazione. Un compito a cui concorrono diverse funzioni, in primis quella delle Risorse Umane, che prima ancora di monitorare le performance delle persone deve assicurarsi che tutti stiano remando nella stessa direzione, verso un obiettivo chiaro e condiviso. Il Performance Management serve infatti a promuovere lo sviluppo personale del lavoratore che deve andare di pari passo, tramite la sua crescita, allo sviluppo del business stesso tramite il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Oggi comunque si ritiene che le Risorse Umane debbano assumere più un ruolo di facilitatore e non di gestore e controllore di un processo che sempre più dovrà essere amministrato in maniera distribuita dalle diverse linee di business. I Manager, dal canto loro, dovranno adottare un approccio per obiettivi e la cultura del feedback continuo. L’HR dovrà puntare su flessibilità, disponibilità, lungimiranza e innovazione, elementi fondamentali per creare sinergie con il management.
Linee guida per allineare business e obiettivi dei dipendenti
La situazione ideale all’interno di un gruppo di lavoro, grande o piccolo che sia, è quella in cui si hanno al proprio fianco figure motivate e determinate, che condividono gli stessi obiettivi e vogliono raggiungere lo stesso risultato. La prima linea guida per evitare che il Performance Management fallisca è proprio quella di definire gli obiettivi aziendali e comunicarli a tutti i collaboratori, definendo poi ulteriori obiettivi specifici per ogni singolo team.
È chiaro infatti che per comprendere quali performance debbano essere monitorate bisogna capire fin da subito ciò che si vuole ottenere. Immaginiamo, per esempio, di porci come obiettivo quello di voler raggiungere entro la fine dell’anno un aumento del fatturato del 5%: quali sarebbero le performance attese degli addetti ai lavori? Cosa dovrà realizzare ogni team per contribuire al risultato finale? Per il team marketing potrebbe essere interessante tracciare le modifiche apportate alle landing page del sito aziendale, per capire come queste abbiano influenzato il risultato; per il team vendite può essere una buona idea valutare l’aumento dei contatti delle mailing list, dei clienti e delle vendite stesse, e così via.
Tipicamente, i passaggi fondamentali da seguire sono quindi i seguenti:
- pianificazione delle attività e definizione degli obiettivi: i collaboratori devono comprendere appieno le aspettative dei supervisori e dell’azienda in modo da indirizzare i propri sforzi verso la crescita e il successo dell’organizzazione. La definizione degli obiettivi deve includere sia quelli individuali, sia quelli di team. L’allineamento con gli obiettivi aziendali consente di stabilire priorità, fornire direzioni chiare e stimolare tutte le persone coinvolte verso performance migliori;
- confronto e monitoring delle attività: il Manager e il collaboratore si confrontano sulle performance passate, dopo che queste sono state analizzate, e sulle aspettative per il futuro. Il lavoratore riceverà in questa fase dei suggerimenti per migliorare le proprie prestazioni e gli input sugli obiettivi;
- coaching e valutazione dei lavoratori: la valutazione delle performance ha lo scopo di identificare eventuali lacune che necessitano di una formazione individuale ad-hoc. Ogni collega ha bisogno di feedback regolari sulle proprie prestazioni e di suggerimenti su come migliorare le skill e crescere professionalmente, ricevendo così nuove opportunità di apprendimento per un maggiore coinvolgimento;
- review e condivisione delle valutazioni: il processo non termina nel momento in cui vengono consegnate le valutazioni, perché le revisioni sono costanti e in tempo reale. I Manager possono creare piani di sviluppo a supporto degli obiettivi, della carriera e del potenziale di ogni dipendente. La valutazione, infatti, ha valore se utilizzata come strumento di crescita e successo, tanto individuale quanto sistemica.
Misurare le performance delle persone e People Analytics
Ovviamente però non è così immediato condividere la visione, la mission e valori aziendali, né definire gli obiettivi dei singoli collaboratori e dell’organizzazione nel suo complesso. Proprio a questo serve il Performance Management: i lavoratori di un’azienda vogliono essere messi nella condizione di poter crescere con l’impresa stessa, in un ambiente stimolante dove i feedback diventano uno strumento di crescita professionale. E come dare feedback se non valutando i risultati di un membro del team? Ecco allora che il Performance Management permette di avere un’idea chiara delle attività su cui una risorsa necessita di più aiuto, fornendo indicazioni precise su come e dove migliorare.
Per fornire un feedback efficace è importante analizzare i risultati ottenuti da ciascuna persona nell’ottica del raggiungimento degli obiettivi prefissati. Per farlo esistono diversi modelli più o meno efficaci a seconda del tipo di organizzazione, come gli OKR, i KPI e gli MBO.
Quando ci riferiamo a queste attività di analisi per la gestione del personale, sempre più spesso oggi emerge il concetto di People Analytics, ovvero l’uso di precise analisi quantitative e statistiche per monitorare le performance e migliorare le prestazioni aziendali, aiutando a prendere decisioni strategiche in grado di far crescere il business.
Gli strumenti della People Analytics sono solitamente suddivisi nelle seguenti categorie:
- Descriptive Analytics: l’insieme di strumenti che servono a descrivere lo status attuale dell’impresa, i processi aziendali e come funzionano;
- Predictive Analytics: gli strumenti che effettuano l’analisi di big data raccolti al fine di rispondere a precise domande circa il futuro dell’azienda attraverso modelli matematici predittivi;
- Prescriptive Analytics: gli strumenti che elaborano soluzioni strategiche sulla base delle analisi svolte;
- Automated Analytics: gli strumenti in grado di implementare autonomamente la strategia elaborata precedentemente dalle analisi dei big data.
3. Strumenti e caratteristiche del Performance Management
Come si caratterizza dunque un’attività di Performance Management? Innanzitutto vi è la pianificazione. Questa prima fase consiste nel definire le performance che si intendono tracciare: le performance sono la somma dei risultati e delle azioni che devono essere compiute per raggiungere gli obiettivi e la prima cosa che bisogna fare è dunque definire i risultati, le azioni e quindi le performance attese.
Una volta fatto questo, bisogna passare all’osservazione del lavoro dei singoli collaboratori e dei team nel loro complesso. In questa fase è importante dare feedback e aggiornarsi regolarmente sulle attività svolte, per andare avanti in modo proficuo e correggere il tiro là dove ve ne fosse bisogno. Uno dei ruoli principali del Performance Management è proprio questo: riconoscere quando un collega trova delle difficoltà e individuare una soluzione per metterlo nelle condizioni di migliorare.
Alla fine del periodo di osservazione, bisogna tirare le somme del periodo appena trascorso. Questa fase riassume tutto il lavoro portato avanti fino a quel momento ed è un’ottima opportunità per valutare le performance nella loro interezza e comprendere la soddisfazione lavorativa del dipendente. Questo è quindi il passaggio conclusivo del ciclo del Performance Management che però apre le porte a quello successivo, con nuovi obiettivi e nuove performance da monitorare, possibilmente ancora più ambiziose.
Tutti questi passaggi richiedono chiaramente molto tempo per essere gestiti, e quindi gli HR Manager ricorrono sempre più spesso a software dedicati a queste attività, con funzionalità come:
- configurazione di modelli di Performance Management in base alle proprie esigenze;
- realizzazione di valutazioni singole, mensili e annuali, con la possibilità di estendere l’onere della valutazione non solo al Manager di riferimento ma anche ad altri colleghi e ai clienti;
- somministrazione di questionari per la raccolta dei feedback;
- tracciamento degli obiettivi a vari livelli: i Manager possono condividere le indicazioni a tutta l’organizzazione e i collaboratori possono confrontarsi fra loro nella community creando conversazioni, scambiando idee e informazioni;
- visualizzazione del proprio profilo per tenere traccia dei progressi personali;
- centralizzazione e analisi dei risultati.
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4. Formazione e soft skill
Il Performance Management comprende quindi una fase di progettazione, osservazione, analisi delle performance e infine un momento di confronto per scambiarsi feedback e impostare il lavoro futuro, con l’obiettivo di far crescere l’azienda e i suoi lavoratori. Crescita che sarà supportata da un percorso di formazione aziendale specifico per ogni collaboratore o gruppo di lavoro, in base al proprio ruolo e alle proprie competenze. Sulla base dei dati raccolti e delle performance analizzate, l’HR Manager sarà in grado di stabilire un piano di formazione strategico adeguato.
Ricordiamo sempre che, quando parliamo di formazione, non ci riferiamo solo all’acquisizione di quelle hard skill necessarie allo svolgimento delle proprie mansioni, ma anche all’allenamento delle soft skill, sempre più tenute in considerazione in ogni contesto lavorativo: dal time management al decision making, dal team building alle communication skill.
Oggi le soft skill sono importanti tanto quanto le competenze tecniche, proprio perché le aziende non si concentrano solo sulle performance individuali ma sono interessate al raggiungimento dell’obiettivo comune. Una persona all’interno di un’organizzazione è importante nella misura in cui contribuisce al successo del business, e per questo le imprese sono generalmente ben disposte a investire nella sua formazione.
5. La situazione in Italia
Anche in Italia i sistemi di Performance Management sono ormai piuttosto diffusi, anche se in forme diverse a seconda dell’azienda. Uno strumento utile per conoscere le principali tendenze nella gestione delle performance nelle aziende italiane è l’Osservatorio nazionale permanente sul Performance Management.
Stando alle indagini condotte per l’Osservatorio, circa 2 aziende italiane su 3 hanno un sistema di Performance Management: questo però è molto spesso legato alle sole performance individuali dei lavoratori e presenta caratteristiche piuttosto standard (ciclo di valutazione prevalentemente annuale, valutazione capo-collaboratore e scelta di KPI economici o comunque quantitativi).
Le aziende si dicono mediamente soddisfatte di questi sistemi, ma sono disposte a sperimentare nuove forme di Performance Management, anche con strumenti tecnologici più avanzati come quello che abbiamo visto. Ad esempio, si nota da un lato la volontà di perseguire obiettivi e valutazioni di gruppo e non più solo individuali, dall’altro l’utilizzo sempre maggiore di dati analizzabili attraverso software dedicati: una tendenza, questa, legata alla quota sempre maggiore di ore di lavoro svolte in smartworking e su digital workplace.
Al momento, comunque, la People Analytics è ancora piuttosto rara in Italia, perché mediamente le PMI non sono ancora sufficientemente digitalizzate e non hanno al proprio interno HR Manager e sistemi in grado di fare ampio uso dei big data, al contrario di quanto può accadere invece nelle grandi imprese e nelle multinazionali.
Un altro aspetto interessante correlato al Performance Management che emerge dal report dell’Osservatorio è che i lavoratori desiderano un adeguamento salariale in rapporto alle performance analizzate: i lavoratori più soddisfatti sono proprio quelli che ricevono una retribuzione legata ai risultati. Anche per questo motivo, quasi tutti i lavoratori intervistati che non sono attualmente soggetti a un processo di valutazione sarebbero favorevoli alla sua introduzione in azienda. Il Performance Management è dunque non solo uno strumento utile per le aziende, ma anche un valore aggiunto per i lavoratori e i possibili collaboratori di domani, che vedono in questi sistemi un’occasione di crescita professionale.
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