Molti di noi sono già abituati a lavorare da remoto e in smart working, ma per chi si è trovato a doversi organizzare dall'oggi al domani può non essere immediato capire come comportarsi. Per la buona riuscita di una riunione in video call ci sono alcuni piccoli accorgimenti che si rivelano fondamentali.
Persino in un'azienda giovane e digitale come la nostra, che ha sempre incentivato lo smart working, alcune persone preferiscono lavorare dall'ufficio per i motivi più vari: chi a casa ha figli o genitori e non riesce ad isolarsi, chi tende a distrarsi e a cedere alle molte tentazioni domestiche, chi preferisce lavorare direttamente col proprio team.
A cose normali è assolutamente corretto dare ad ognuno la possibilità di mettersi nella situazione in cui può rendere al meglio, ma possono capitare periodi come questo che stiamo vivendo in cui lavorare da casa è la miglior soluzione per non fermare il business.
Gli aspetti da gestire sono molti (accesso alla rete aziendale tramite VPN, chat aziendali non sempre accessibili dall'esterno, ecc.) e quello che sta mettendo più a disagio alcuni lavoratori sono proprio le video call.
Ecco quindi i consigli che il nostro Technical Manager Daniele Donnini ha divulgato questa settimana a beneficio dei R-Everser e di chiunque sia meno avvezzo al lavoro da casa. Non ci siamo soffermati sul tema dell'abbigliamento, dando per scontato che nessun professionista si presenterà in video call in pigiama o in tuta!
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"Premetto che bisogna distinguere lo smart working dal lavoro da remoto: smart working non significa solo lavorare da casa, ma lavorare in modo, appunto, smart, ovvero una modalità in cui obiettivi, orari, leadership, lavoro in team, tutto viene gestito in ottica agile, e il passaggio dal vecchio modo al nuovo non è semplice."
1. Controlla la velocità della tua connessione.
Non tutti a casa sono dotati di connessioni veloci, ma in assenza di una buona connessione la video call potrà presentare dei problemi come una bassa qualità del video, che rende sgradevole il dialogo, e l'audio che arriva a singhiozzo, interrompendo di continuo la discussione.
Per accertarti della velocità della tua connessione puoi fare un test della velocità tramite il sito https://www.speedtest.net/
Una volta cliccato il pulsante GO, potrai vedere alcuni parametri e saprai di essere a posto se i numeri stanno tra queste fasce:
- Ping: meno di 30ms
- Download: più di 8Mbps
- Upload: più di 1Mbps
Qualora non fosse così, puoi provare a collegarti tramite il cellulare usandolo come hotspot, se hai Giga a sufficienza, oppure approfittare delle molte offerte che gli operatori stanno proponendo in questi giorni per agevolare il lavoro da casa.
2. Pensa alla location
E' molto importante preoccuparti di cosa avrai alle spalle durante la video call. Se può non essere un problema un ambiente palesemente domestico ma serio, come una libreria, sarà invece poco professionale vedere la parete della cucina, o la camera da letto, o anche solo quadri stravaganti o altro che possa distrarre o renderti poco serio.
3. Posiziona la luce correttamente
Dall'alto, da davanti o di lato, mai da dietro se vuoi evitare l'effetto "buio con aureola" molto sgradevole per i tuoi interlocutori.
4. Inquadrati a mezzo busto e mostra se prendi appunti
Per evitare l'effetto "impiccato solo-testa" cerca di inquadrarti a mezzo busto, molto più gradevole. Se prendi appunti durante la call fai in modo che si veda la tua mano che scrive (possibilmente con carta e penna per evitare che si senta in call il rumore dei tasti del pc mentre scrivi), altrimenti gli interlocutori vedranno il tuo sguardo abbassato e avranno la sensazione che tu non stia ascoltando.
" Tutti i responsabili IT in questi giorni stanno ricevendo centinaia di richieste di aiuto da chi non ha pratica col lavoro da casa. Quello che mi sento di consigliare è di provare a cercare online la soluzione prima di contattare il proprio IT: infatti sul web ci sono molti siti che spiegano in modo semplice, per non addetti ai lavori, i problemi più comuni. In questo modo si evita di intasare l'ufficio tecnico, impegnato in queste settimane con l'adeguamento tecnologico delle strutture aziendali". Daniele Donnini
5. Guarda la webcam, non l'immagine dell'interlocutore
Durante la video call viene spontaneo guardare il punto dello schermo dove appare l'immagine del nostro interlocutore, ma così facendo lui, o loro, vedrà il nostro sguardo fissare un punto nel vuoto. Bisogna invece cercare il più possibile di guardare nella webcam così che l'altro o gli altri abbiano la sensazione che tu li stia guardano in volto, dando un'immagine di te molto più sicura e convincente. Non dimenticare però di buttare l'occhio all'immagine degli altri per scrutare le loro reazioni e il body language mentre tu parli.
6. Avvisa chi ti sta intorno quando entri in call
Ricordati di avvisare le persone che abitano con te che stai per avere una video call, altrimenti potrebbero bussare o anche entrare nella tua stanza, o anche solo passare alle tue spalle rendendo la tua video call molto poco professionale. Attenzione agli animali, che possono saltarti in braccio o abbaiare all'improvviso, e se in alcune call informali può essere simpatico, in altre potrebbe essere deleterio.
Con questi piccoli accorgimenti potrai vedere come una video call spesso sia anche più efficace di un meeting fisico, poichè le persone tendono ad essere più puntuali e più focalizzate.
Cerchi di assumere i migliori talenti? Ecco qualche consiglio per non lasciarteli scappare:
