L'estate ha il dono di rimettere tutto in discussione: le abitudini, i ritmi, le priorità. E le regole dello smart working. Se durante l'anno il lavoro agile è ormai un accordo negoziato e (più o meno) gestito, con l'arrivo di giugno cambia qualcosa nell'aria: i dipendenti cominciano a chiedersi se possono lavorare dalla casa al mare, i manager si interrogano su come tenere uniti i team a ranghi ridotti, e tu, HR Manager, ti ritrovi a fare da arbitro tra le esigenze delle persone e quelle dell'organizzazione. Non è una questione di cattiva volontà, ma di entropia: le routine si interrompono e i confini tra flessibilità e caos sono più labili del solito.
Nelle conversazioni quotidiane che i nostri Head Hunter hanno con candidati e aziende, lo smart working estivo non è un tema marginale: è diventato uno dei primi argomenti su cui si misura la modernità di un'organizzazione.
Proviamo a districarci tra business e richieste di orari flessibili, produttività e serenità.
- I numeri: lo smart working estivo non è più un'eccezione
- La flessibilità non gestita è un rischio, non un benefit
- I rischi concreti e come affrontarli
- Perché vale comunque la pena farlo
- Vademecum estivo per l'HR Manager
1. I numeri: lo smart working estivo non è più un'eccezione
Lo smart working in Italia nel 2025 è entrato in una fase di maturità. Secondo l'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il numero di lavoratori agili ha ripreso a crescere dopo la flessione del 2024, attestandosi intorno a 3,575 milioni di smart worker attivi, su una traiettoria che punta ai 3,75 milioni entro fine anno. Le grandi imprese guidano l'adozione, presenti nel 95% dei casi con progetti strutturati, mentre la Pubblica Amministrazione accelera con un +6% rispetto all'anno precedente. Sul fronte della produttività percepita, un'indagine internazionale condotta da IWG nel 2024 mostra che il 74% dei lavoratori ibridi si sente più produttivo e il 76% più motivato rispetto a chi lavora esclusivamente in sede.
Eppure, nonostante la crescita, l'Italia resta fanalino di coda in Europa: i dati Eurostat ci collocano al 4,4% di lavoratori che usufruiscono dello smart working per almeno metà del monte ore settimanale, contro una media UE del 9%. Un ritardo che è culturale prima che normativo, e che l'estate tende ad amplificare: chi ha imparato a lavorare in modo agile lo rivendica con forza nei mesi più caldi, chi non l'ha ancora integrato si ritrova a gestire richieste impreviste senza strumenti e senza regole.
2. La flessibilità non gestita è un rischio, non un benefit
C'è una convinzione diffusa tra i manager, e a volte anche tra gli HR, secondo cui concedere flessibilità d'estate sia di per sé sufficiente: un gesto di fiducia, un segnale di modernità, qualcosa che le persone apprezzeranno comunque. È un errore di valutazione che costa caro, perché la flessibilità senza struttura non è un benefit: è una fonte di ambiguità, e l'ambiguità in un'organizzazione produce sempre gli stessi effetti: aspettative disallineate, decisioni incoerenti, risentimenti silenziosi.
Il meccanismo è semplice. Se non esiste una policy chiara su cosa è consentito e cosa no, ogni richiesta viene gestita caso per caso, a discrezione del manager diretto. Il risultato è che due colleghi dello stesso team, con le stesse mansioni e la stessa anzianità, ottengono risposte diverse alla stessa domanda. Uno può lavorare da dove vuole per tre settimane, l'altro no, e nessuno dei due sa esattamente perché. Questo tipo di iniquità percepita è tra i fattori più corrosivi per l'engagement e, nel tempo, per la retention. Come abbiamo approfondito nel nostro articolo sulla talent retention, le dimissioni che arrivano in autunno hanno spesso radici nelle esperienze accumulate durante i mesi estivi.
La flessibilità funziona quando è definita, comunicata e applicata in modo uniforme. Non quando è elargita a discrezione o concessa in modo informale, con un messaggio su WhatsApp e un "vediamo come va". Vale anche per la workation, che può essere un'opportunità reale per le persone e per l'azienda, ma solo se inquadrata con regole precise e non lasciata al buon senso del momento.
3. I rischi concreti e come affrontarli
3.1 Il rischio normativo
Dal 1° aprile 2024, cessate le ultime deroghe, lo smart working nel settore privato è tornato integralmente alla disciplina ordinaria della Legge 81/2017 e richiede un accordo individuale scritto tra azienda e lavoratore.
Non è una formalità burocratica: l’accordo deve disciplinare le modalità di esecuzione della prestazione fuori sede, gli strumenti utilizzati, i tempi di riposo, il diritto alla disconnessione e le misure di sicurezza.
Dal 12 gennaio 2025, la Legge 203/2024 ha inoltre introdotto l’obbligo di comunicazione telematica al Ministero del Lavoro entro cinque giorni dall’inizio della prestazione (e per eventuali modifiche o cessazioni), con sanzioni da 100 a 500 euro per ogni lavoratore non comunicato.
L'estate porta con sé un rischio specifico su questo fronte: l'accordo individuale, nella maggior parte dei casi, indica luoghi di lavoro definiti, tipicamente la residenza o il domicilio del lavoratore. Se il dipendente decide di lavorare da una località di villeggiatura, o da casa di parenti, o da un bed and breakfast in un'altra regione, quella variazione dovrebbe essere formalmente gestita. L'errore più comune che vediamo è l'approvazione informale: il manager dice "sì, nessun problema" in chat, e l'azienda si ritrova esposta senza alcuna copertura documentale.
C'è poi un tema che vale la pena chiarire esplicitamente, perché genera spesso ambiguità: lavorare da una località di villeggiatura non sostituisce le ferie. Il dipendente che lavora da remoto durante l'estate sta svolgendo la propria prestazione lavorativa a tutti gli effetti, e mantiene intatto il proprio diritto alle ferie retribuite, che dovrà comunque fruire secondo le modalità previste dalla legge e dal contratto collettivo applicato. Confondere i due piani, o lasciare che si confondano tacitamente, espone l'azienda a contestazioni e il lavoratore a un'erosione silenziosa di un diritto che non è negoziabile.
Cosa fare: prima dell'estate, verifica che tutti gli accordi individuali in essere siano aggiornati e comunicati al Ministero. Se la tua azienda consente al personale di lavorare da luoghi diversi da quelli indicati nell'accordo, valuta se aggiungere una clausola di flessibilità geografica, con i limiti che ritieni opportuni, oppure gestisci le variazioni estive con addendum scritti, anche semplici. Pochi minuti di lavoro preventivo valgono molto più di qualsiasi gestione a posteriori.
3.2 Il rischio di cybersecurity
Lavorare dal Wi-Fi dell'hotel, del bar in spiaggia o della struttura turistica non è la stessa cosa che lavorare da una rete privata. Eppure, è esattamente quello che succede ogni estate a una parte significativa dei lavoratori in smart working. Secondo il rapporto Clusit 2025, il 35% degli attacchi informatici alle aziende italiane ha sfruttato vulnerabilità legate al lavoro remoto: intercettazione di traffico non cifrato, furto di credenziali, accesso non autorizzato ai sistemi aziendali tramite dispositivi non protetti.
Il rischio è stagionale in modo quasi meccanico. L'estate concentra connessioni su reti pubbliche, incoraggia l'uso di dispositivi personali o familiari quando quello aziendale è rimasto a casa, abbassa la soglia di attenzione generale. Non è mancanza di competenza da parte dei lavoratori: è la naturale conseguenza di un contesto in cui la guardia si abbassa perché tutto il resto segnala relax.
Le contromisure non richiedono necessariamente investimenti complessi, ma chiarezza e coerenza nella comunicazione. Un’email chiara, inviata a tutto il personale prima delle ferie, può essere un buon promemoria operativo, a patto che si inserisca in policy aziendali già definite. I punti essenziali da ribadire sono: l’obbligo di VPN aziendale su qualsiasi rete non privata, l’autenticazione a due fattori attiva su tutti gli accessi ai sistemi, il divieto di utilizzare dispositivi personali per accedere a dati e piattaforme aziendali e l’attenzione a non lasciare mai incustoditi i dispositivi, nemmeno per pochi minuti in luoghi pubblici.
A questi si aggiungono alcune regole di base spesso trascurate: mantenere aggiornati i dispositivi, evitare reti Wi-Fi pubbliche non protette e attivare il blocco automatico dello schermo.
È igiene digitale: non elimina il rischio, ma riduce in modo significativo la superficie di attacco.
3.3 Il rischio sul benessere delle persone
Questo è il rischio meno visibile, ma forse il più insidioso, perché i suoi effetti si misurano solo dopo. L'estate dovrebbe essere il momento in cui le persone recuperano energie, staccano davvero e tornano a settembre con una prospettiva rinnovata. Quando invece la flessibilità viene gestita male, produce l'effetto opposto: il lavoratore non recupera, l'azienda non ottiene le performance attese, e si accumula una stanchezza che non si chiama burnout ma gli assomiglia.
Il meccanismo più comune è quello delle aspettative implicite. Quando un dipendente è in smart working durante l'estate, spesso non viene definito con chiarezza se sarà disponibile negli stessi orari abituali, se parteciperà alle riunioni, se i tempi di risposta saranno invariati. Il risultato è che il lavoratore si sente in dovere di dimostrare di essere "presente" più del solito, per non alimentare il sospetto di stare abusando della flessibilità. Lavora di più, non di meno, con la testa perennemente divisa tra lo schermo e tutto il resto. E torna a settembre più stanco di quando è partito.
C'è poi una dinamica che riguarda chi rimane in sede: i colleghi presenti in ufficio durante i mesi estivi si ritrovano spesso a gestire carichi ridistribuiti in modo non sempre equo, senza che nessuno lo abbia pianificato consapevolmente. Questo tipo di squilibrio, invisibile nella sua formazione, è percepito con chiarezza da chi lo subisce, e lascia tracce nel clima aziendale che si manifestano mesi dopo.
4. Perché vale comunque la pena farlo
Dopo tre capitoli di rischi e cautele, è giusto fare un passo indietro e ricordare perché lo smart working estivo, gestito bene, è una delle scelte più sensate che un'azienda possa fare per le proprie persone. Non è filantropia: è strategia.
Il beneficio più immediato è logistico, e riguarda una fascia ampia della popolazione lavorativa: chi ha figli. Le scuole chiudono a giugno e riaprono a settembre, ma le ferie contrattuali non coprono quasi mai l'intero arco estivo. La flessibilità dello smart working permette di gestire queste settimane senza ricorrere a ferie forzate, congedi non retribuiti o soluzioni di ripiego costose e stressanti. Non è un vantaggio astratto: è la differenza concreta tra un'estate che si riesce a organizzare e una che diventa ogni anno un problema da risolvere. Le aziende che lo capiscono e lo gestiscono con criterio tolgono dai propri collaboratori un peso reale, e questo si traduce in gratitudine, lealtà e minore propensione a guardarsi intorno.
Sul piano psicologico, i benefici sono altrettanto concreti. Lavorare da un contesto diverso, anche solo per qualche settimana, ha un effetto documentato sulla qualità del pensiero: meno routine, meno interruzioni tipiche dell'ufficio, e spesso una concentrazione più profonda su progetti che richiedono ragionamento strategico piuttosto che presenza continua. Il cambiamento di ambiente stimola la creatività, riduce la sensazione di stagnazione e restituisce alle persone un senso di controllo sulla propria vita che, nei mesi più intensi dell'anno, tende a smarrirsi. Non è un caso che siano i profili più senior, con maggiore autonomia gestionale, a farne più uso e a riportarne i benefici più chiari: sono anche quelli per cui il lavoro ha una dimensione intellettuale che non si spegne con la chiusura del laptop, e che traggono vantaggio reale da contesti che favoriscono la riflessione.
C'è infine una dimensione che riguarda direttamente le aziende, anche al netto del benessere individuale. Offrire smart working estivo in modo strutturato è oggi uno degli strumenti di employer branding più efficaci e meno costosi a disposizione di un'organizzazione. Segnala fiducia nel proprio personale, maturità organizzativa e capacità di adattarsi alle esigenze reali delle persone senza aspettarsi che siano le persone ad adattarsi all'organizzazione. Nel mercato del lavoro attuale, dove la competizione per i profili qualificati è alta e la retention è una delle priorità dichiarate della maggior parte delle funzioni HR, questo segnale vale molto. Come emerge dalla nostra esperienza quotidiana di Headhunting, i candidati che valutano un cambio di azienda pesano la cultura organizzativa tanto quanto la retribuzione, e la flessibilità estiva è diventata uno degli indicatori più immediati di quella cultura.
Certo, gestirla bene richiede energie. Richiede policy scritte, accordi aggiornati, comunicazioni preventive, monitoraggio dei carichi. Ma il costo organizzativo di farlo è largamente inferiore al costo di non farlo: turnover, disengagement, reputazione sul mercato. È uno di quei casi in cui investire nella gestione di qualcosa di positivo è molto meno oneroso che gestire le conseguenze di averlo trascurato.
5. Vademecum estivo per l'HR Manager
Prima di giugno: Aggiorna o redigi una policy chiara sullo smart working estivo, che risponda almeno a queste domande: da dove si può lavorare, per quanto tempo, con quali strumenti e con quale preavviso minimo per la richiesta. Verifica che tutti gli accordi individuali siano in regola e comunicati al Ministero del Lavoro. Invia una comunicazione interna che chiarisca le regole a tutto il personale, prima che inizino ad arrivare le richieste. Pianifica le presenze e le coperture estive con almeno un mese di anticipo, coinvolgendo i manager di linea.
Durante i mesi estivi: Monitora i carichi di lavoro con una cadenza regolare: chi è in sede non deve trovarsi a gestire l'intero ordinario da solo. Mantieni un check-in settimanale leggero con i team, anche breve, per preservare il senso di squadra e la visibilità reciproca. Presidia il diritto alla disconnessione: chi è in smart working non deve essere reperibile h24, e chi è in ferie non deve essere contattato se non per emergenze reali e definite come tali. Raccogli feedback in corso d'opera, non solo a fine stagione.
A settembre: Analizza i dati disponibili: produttività, assenze, segnali di disengagement, eventuali criticità emerse nella gestione delle richieste. Usa queste informazioni per affinare la policy per l'anno successivo, prima che l'estate torni a sorprendere l'organizzazione impreparata. L'obiettivo non è costruire un sistema rigido, ma un quadro abbastanza chiaro da permettere alle persone di lavorare con autonomia reale e all'azienda di mantenere il controllo senza doverlo esercitare in modo reattivo.
La flessibilità estiva, gestita bene, è uno degli strumenti più efficaci e meno costosi di employer branding che un'azienda ha a disposizione. Segnala fiducia, maturità organizzativa e attenzione alle esigenze concrete delle persone. Gestita male, o non gestita del tutto, produce esattamente l'effetto contrario: la percezione di un'organizzazione che concede la flessibilità obtorto collo, senza averla pensata davvero. E nel mercato del lavoro di oggi, come sappiamo bene dal nostro lavoro quotidiano di Headhunting, questa percezione viaggia veloce.