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Guida allo Smart Working per HR manager

1 October, 2020    |     Team Reverse

Niente sarà più come prima, soprattutto nel mondo del lavoro. Sembra questa l’unica certezza nel periodo della ripresa post Covid. Un assunto quanto mai pertinente quando si prova a immaginare quale sarà il destino delle imprese e delle organizzazioni di domani. Sebbene la pandemia abbia portato a una crisi economica, sanitaria e sociale, ha anche creato un'opportunità senza precedenti: gestire il più grande esperimento innovativo sul mondo del lavoro mai realizzato.


  1. Smart working: definizione
  2. Home working VS smart working
  3. Smart working: fenomeni associati
  4. Selezione del personale in smart working
  5. Formazione del personale in smart working

 

1. Smart Working: definizione

Cominciamo dalla definizione di smart working data dal Ministero del Lavoro:

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l'accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l'accordo individuale e sull'utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento - economico e normativo - rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È, quindi, prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall'INAIL nella Circolare n. 48/2017.

 

Vediamo quindi qualche precisazione in più per comprendere a fondo il fenomeno.

 

2. Home working VS smart working

Sono molte le voci esultanti che elogiano questa nuova flessibilità, ma c’è anche un altro lato della medaglia: dopo mesi di reclusione, anche alcuni dei più entusiasti sostenitori del lavoro da remoto si sono dovuti arrendere ad alcune annotazioni negative. 

In particolare: 

  • la banda larga ultraveloce raggiunge solo il 24% della popolazione italiana;
  • la percezione del 67% dei lavoratori intervistati è che, a lungo andare, sostituire il salotto di casa con l’ufficio tende a produrre un senso di isolamento, difficoltà di concentrazione e, in alcuni casi, un calo di produttività. 

La lezione che sembra provenire da questo lungo periodo di prova è che, più che il remote working tout court, l’approccio da privilegiare sia quello dello smart working.

Che cosa differenzia lo smart working dal remote working? Una domanda a cui troppi imprenditori hanno colpevolmente scordato di dare risposta.

Lo smart working, si differenzia dal lavoro da casa perché prevede innanzitutto un’alternanza tra presenza in ufficio e attività da remoto, e non una sostituzione totale.

Il lavoro agile è soprattutto un cambio di prospettiva, in cui le  nuove tecnologie plasmano il modo di lavorare. È quindi una questione di forma mentis, prima che di strumenti, di infrastrutture o di competenze. 

In particolare lo smart working implica: 

  • un rovesciamento delle impostazioni del lavoro tradizionale, in termini di luogo, di orari e di modalità concrete di esecuzione. Il focus viene spostato sul lavoratore, libero di gestire queste tre istanze come preferisce, in cambio di garantire prestazioni adeguate all’azienda che concede questi benefici. In particolare nel recruiting in ambito IT lo smart working è ormai anche in Italia una prospettiva quasi irrinunciabile per questo tipo di professionalità;
  • un cambiamento profondo nei rapporti gerarchici poiché i manager devono avere maggiore fiducia nei loro dipendenti, valutandoli sulla base dei risultati raggiunti;
  • la capacità dei professionisti di lavorare per obiettivi, comunicando efficacemente con tutti i collaboratori e colleghi. 

È quindi una grande sfida su tutti i piani: impone alle aziende, ai manager e ai lavoratori di  pensare e agire in modo diverso.

 


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3. Smart working: fenomeni associati

D’altronde, il modo di concepire il lavoro è molto cambiato negli ultimi anni. Soprattutto la nuova generazione di lavoratori, composta prevalentemente dai Millennials, ha una visione radicalmente differente della vita d’ufficio: l’azienda e la sua cultura diventano parte integrante dello stile vita dei dipendenti che ne abbracciano i principi e ne diventano ambasciatori. 

A questo cambiano di passo sta seguendo il diffondersi di diversi fenomeni correlati, eccone alcuni:

 

  1. Stress lavoro-correlato

    Negli ultimi anni, è cresciuta l’importanza dell’employer branding: chi adotta uno stile di lavoro smart e che ha a cuore il benessere e la felicità dei dipendenti è considerata un’azienda “illuminata” della nuova generazione di talenti che sentono il bisogno di bilanciare meglio vita privata e lavoro. Ma uno degli obiettivi che deve stare a cuore è di prevenire l’insorgere di stress lavoro-correlato, un fenomeno che colpisce soprattutto i lavoratori che subivano lo stress già nella modalità di lavoro tradizionale. L’alienazione, l’over working e la disorganizzazione del lavoro da remoto possono portare a un burnout, con ovvie conseguenze negative per i lavoratori stressati e anche per le loro aziende, che potrebbero vedere un calo di produttività e un’insoddisfazione dei propri dipendenti che si traduce in minore operatività e un tasso più alto di turnover

  2. South working
    Nell’ultimo periodo, specialmente in Italia, si è sentito parlare di south working, cioè la tendenza di tornare nelle regioni d’origine, nel sud Italia: una vera e propria emigrazione al contrario, con tanti professionisti che lasciano il nord per vivere al sud. Pur lavorando per le aziende con sede in nord Italia, o anche all’estero, quest’ondata di lavoratori preferisce fare ritorno a una vita meno cara, con ritmi più lenti, con l’obiettivo, tra le altre cose, di rimettere in moto l’economia delle regioni più povere d’Italia. Non si può ancora dire se si tratti di un fenomeno temporaneo o di una nuova consuetudine, ma quel che è certo è che se diventasse realtà le conseguenze sarebbero notevoli (si pensi per esempio al costo degli affitti nelle grandi città del nord).
  3. Nomadi digitali

    Un altro fenomeno che sta prendendo piede è quello dei nomadi digitali, cioè di lavoratori per lo più autonomi, ma anche dipendenti, che decidono di vivere e lavorare in giro per il mondo. Il concetto è semplice: un pc nello zaino, una buona connessione internet e ogni posto nel mondo può diventare il proprio ufficio personale, che sia per qualche mese l’anno o per periodi più lunghi. Se per molti sembra semplicemente un sogno adolescenziale, per alcuni è già realtà, e le novità di questi mesi la stanno rendendo allettante per sempre più persone.

 

Sembra quindi chiaro che flessibilità e mobilità sono i due termini chiave per i lavoratori di oggi che vedono nello smart working non solo la possibilità di lavorare da remoto e ridurre il tempo di permanenza in ufficio, ma soprattutto un cambio di lifestyle.


 

4. Selezione del personale in smart working

Per le aziende può sembrare impossibile gestire da remoto le risorse già presenti in azienda. Ma alcuni "temerari" stanno già traendo grandi benefici anche dalla selezione dei nuovi collaboratori svolta in remoto, e non va trascurata la possibile adozione di strumenti di intelligenza artificiale  per la selezione del personale

Una diversa opzione strategica potrebbe essere quella di valutare l'assunzione di un temporary manager, figura particolarmente interessante quando c'è la necessità di essere flessibili ed efficaci, per esempio nell'esplorazione di una nuova linea di business.

silvia orlandini-1“Il processo di selezione completamente da remoto può far storcere il naso a tutti quelli che pensano che la tecnologia non si possa sostituire al contatto umano diretto” dice Silvia Orlandini, People & Culture Manager di R-Everse “ma funziona e bisogna farlo funzionare, specie dopo l’esperienza del lockdown che ci ha fatto digitalizzare completamente quei processi aziendali  che in ambiente HR lo erano parzialmente.”

Se valutare virtualmente le hard skills di un candidato può essere semplice, un altro discorso riguarda le soft skills: come fare per assicurarsi che il candidato sia perfetto per l’azienda?

“Ancora più che nei colloqui tradizionali, in video è essenziale insistere molto sui valori e la cultura aziendale, per assicurarsi che il profilo del candidato sia coerente con l’ambiente in cui andrà a lavorare. È decisamente più difficile captare la personalità di qualcuno in video poiché sei più concentrato su quello che dice e non su come lo dice. Ci sono situazioni in cui qualcuno riesce a “bucare lo schermo” e a mostrare molto di sé,  ma nella maggior parte dei casi è fondamentale insistere molto sul concetto di valori e cultura e portare avanti esempi di vita reale, cercare di far immergere il candidato nella realtà aziendale, con situazioni e problemi plausibili.” 

Inoltre, non bisogna trascurare i contatti frequenti con il candidato: che sia per e-mail, ma ancora meglio tramite chiamate e messaggi, è importante tenerlo aggiornato nel processo. Quest’ultimo punto si rivela centrale anche per quanto riguarda la formazione del personale.


 

5. Formazione del personale in smart working

Oltre alla gestione del carico del lavoro, chi si approccia al lavoro agile si trova di fronte al dilemma della formazione del personale in smart working.

“Nelle otto settimane di lockdown abbiamo gestito digitalmente l’onboarding di due neoassunti e anche la formazione di tutti i nostri colleghi. Niente di nuovo per noi che siamo sparsi in tutta Italia e soprattutto digitali  per natura: sin dall’inizio, in R-Everse ci siamo trovati a gestire questi processi da remoto” dice Silvia Orlandini.

Nel periodo del lockdown, la formazione, già parzialmente digitalizzata in R-Everse, non solo non si è fermata, ma è stata gestita completamente da remoto. Con l'aiuto di consulenti esterni, l'azienda non ha bloccato i corsi di formazione ma anzi, li ha implementati, inserendo anche diverse lezioni online tenute dai dipendenti stessi.

Il segreto è l’organizzazione del lavoro, ma soprattutto il coinvolgimento di tutto il team. Durante il lockdown abbiamo creato delle vere e proprie classi di 5/6 persone, in modo da mantenere un approccio più frontale e favorire lo scambio. Mettevamo online i ticket per i nostri eventi, così ognuno poteva prenotare la lezione che più gli interessava: se qualcuno non riusciva a prenotare un posto, lo inserivamo in waitlist ripetevamo la lezione la settimana successiva."

Le lezioni, tenute dagli stessi colleghi, possono coprire diversi settori, tipo marketing, informatica, business, ma anche lingua, solo per citarne alcuni. In questo modo, ognuno, dalla figura junior a quella senior, può mettere a disposizione degli altri la propria expertise.

Questa è solo un'idea, ma quello che conta, nella formazione da remoto così come in tutte le attività agili, è non perdere il contatto umano: non è solo il lavoro a diventare digitale, ma anche la vita quotidiana, per cui è importante coinvolgere tutte le parti nei vari processi. 

 


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Topics: HR Tech, HR vs Azienda, evidenza

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Written by Team Reverse

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