Può sembrare banale dire che la formazione non deve essere uguale per tutti, ma oggi si va oltre la tradizionale differenziazione della formazione in base al ruolo del collaboratore: ogni persona, in base alle proprie caratteristiche e non solo in base al proprio ruolo, ha bisogno di un percorso di apprendimento diverso.
Per come si sta muovendo il mondo del lavoro non è più possibile fermare, per esempio, tutti i commerciali di un’azienda per due giorni di formazione in aula che statisticamente saranno utili per al massimo la metà di loro. E’ molto più strategico identificare le piccole e grandi necessità di ognuno (chi necessita di maggiori doti di public speaking, chi di ottimizzare la gestione dell’ansia, eccetera) ed erogare solo la formazione realmente utile. Può sembrare impossibile ma sono ormai numerose le società di formazione che offrono programmi snelli e personalizzabili. E’ facile capire quanti vantaggi ne derivano in termini di budget e di soddisfazione dei collaboratori.
In questo scenario il tuo ruolo di HR Manager è strategico: sei la figura che in azienda ha la sensibilità di capire quale sia l’esigenza di ognuno, e allo stesso tempo può farsi supportare da appositi sistemi informatici per scegliere e proporre percorsi formativi adeguati.
Si aggiunge un terzo aspetto importante: anche nel caso della formazione, come in altre situazioni che abbiamo già incontrato, la digitalizzazione non ha solo introdotto dei software che sveltiscono il lavoro, ma ci ha avvicinati alle strategie data-driven. I cosiddetti People Analytics, cioè i dati relativi al comportamento umano e alle relazioni, permettono infatti di prendere decisioni sulla base di informazioni oggettive, senza affidarsi solo alle sensazioni. Un approccio che sta rivoluzionando anche il campo della formazione.
1. Le fasi di un progetto formativo
Innanzitutto, è utile ricordare quali sono considerate generalmente, sia a livello accademico sia aziendale, le fasi di un progetto formativo:
- Analisi dei bisogni
- Progettazione
- Erogazione
- Valutazione e feedback
Vediamo come ognuna di queste fasi sta evolvendo secondo i tre ambiti che abbiamo evidenziato: esigenze del singolo, strumenti digitali e approccio data-driven.
Analisi dei bisogni: abbiamo detto che comprendere le reali necessità dei destinatari della formazione è il primo passo strategico per costruire un percorso di apprendimento ad hoc: ma come farlo? Anche senza sofisticati sistemi informatici puoi inviare con costanza una survey approfondita ai tuoi collaboratori (tramite strumenti semplici e gratuiti come Google Forms) chiedendo loro quali desideri abbiano in tema di formazione. Una volta raccolti i risultati potrai incrociarli con le necessità aziendali e proporre così della formazione realmente utile.
Progettazione: in questa fase gli obiettivi generali vengono trasformati in attività con lo scopo di colmare i gap individuati nella fase precedente. Si considera sia la macro-progettazione sia la micro-progettazione (la definizione dettagliata dei contenuti). Questa è la fase più delicata se vuoi provare ad andare realmente incontro alle esigenze e non proporre soluzioni standardizzate. La situazione migliore è quella di avere un fornitore di formazione stabile, che conosce le dinamiche della tua azienda e si sente parte attiva del progetto formativo. In questo modo sarà anche una sua missione, e non solo tua, rendere il tutto un successo. All’inizio potrà non essere semplice trovare il partner giusto, serviranno diversi brief e allineamenti, e forse qualche delusione, ma, quando si trova il giusto match, queste partnership sono preziosissime e regalano soddisfazioni.
Erogazione: si va in scena. La realizzazione pratica dell’intervento formativo è a carico della società che hai scelto ma il tuo apporto è comunque strategico: anche se hai concordato tutto nel dettaglio qualcosa potrà non andare come previsto e solo tu hai il polso, la conoscenza delle persone e delle esigenze, per proporre le migliori soluzioni. La formazione che le società di oggi propongono è spesso molto coinvolgente quindi non dimenticare: divertiti!
Valutazione e feedback: eccoci al dunque, il momento in cui valutare sia la percezione dei partecipanti nei confronti della formazione, sia la sua reale efficacia, che si misurerà nei mesi successivi. In genere, le aree di valutazione sono tre:
- il gradimento dei partecipanti, sondabile semplicemente attraverso l’invio di una survey il giorno stesso della formazione, o al massimo il giorno dopo;
- l'apprendimento, soprattutto per corsi tecnici. Se lo ritieni puoi inviare test o schede di valutazione per valutare se i gap siano stati realmente colmati;
- il cambiamento sull'organizzazione, l'analisi delle performance e dei comportamenti delle persone e il loro impatto per l'azienda: queste valutazioni a lungo termine possono facilmente sfuggire, perdendosi nelle attività dei mesi successivi alla formazione. Invece è fondamentale che tu ne tenga traccia, così da essere in grado di ottimizzare le spese per la formazione, eliminando ovviamente le attività che si sono rivelate inutili, e di valutare se hanno avuto gli effetti sperati sulla motivazione dei collaboratori coinvolti.
Cerchi consigli pratici su come inviare correttamente delle richieste di feedback? Eccoli.
2. I quattro livelli di Kirkpatrick
Questi livelli di valutazione non sono dettati solo dal buon senso ma sono stati standardizzati nel modello di Donald Kirkpatrick, elaborato nel 1969 e ancora ampiamente in uso. Questo modello prevede nel dettaglio quattro livelli:
- Gradimento: cosa è piaciuto al partecipante?
- Apprendimento: cosa ha imparato il partecipante?
- Comportamento sul lavoro: come è cambiata la modalità di agire sul lavoro?
- Impatto sull'organizzazione: in che modo la formazione ha influito sull’organizzazione?
Nonostante siano passati molti anni dalla sua introduzione, il modello dei quattro livelli di Kirkpatrick è ancora molto utilizzato dalle aziende, spesso affiancato o integrato nei nuovi Learning Management Systems, piattaforme applicative che – oltre a erogare i corsi di formazione – prevedono il tracciamento delle attività degli iscritti e l’analisi degli effetti sopra citati.
Concludendo possiamo dire quindi che anche l'area della formazione è stata ampiamente colpita dalla digitalizzazione del settore HR, ed è diventata un'altra arma strategica per avere successo nell'employee satisfaction e anche nella talent acquisition, data l'enorme importanza che i candidati danno ai percorsi formativi offerti dalle aziende.
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