Le strategie avanzate degli Head Hunter per superare la crisi di talenti

Assumere? Potremmo definirlo un vero e proprio percorso, un sentiero che inizia quando il profilo ideale è ancora da definire e si conclude quando quella persona è diventata parte integrante dell'azienda. Come ogni sentiero, è costellato di tappe cruciali e scelte strategiche che fanno la differenza lungo il cammino.

Per svelarti tutte le strategie più avanzate necessarie ad affrontare questo percorso, abbiamo messo alle strette le nostre Senior Head Hunter. 

Abbiamo isolato le principali tappe dell'assumere, poi le abbiamo destrutturate e analizzate una ad una, attraverso le nostre esperte. 

Loro non si sono tirate indietro e ci hanno rivelato ciò che davvero conta quando si tratta di ingaggiare i migliori talenti per la tua organizzazione.

Hai voglia di scoprire cosa hanno da dire?

Che tu sia un veterano delle Risorse Umane, un neofita del settore o semplicemente ti ritrovi a dover gestire attività di ricerca e selezione, nelle loro parole troverai qualcosa di utile per te.

Cominciamo il viaggio.

1. Fare uno studio di fattibilità in collaborazione con la Linea
2. Scrivere una job description che parli la stessa lingua del candidato
   
3. Impostare i parametri di ricerca e raccogliere il dato emerso dai primi contatti con il candidato 
4. Fare i colloqui mantenendo sempre aggiornata la Linea
5. Fare un’offerta che rispecchi le esigenze di quello specifico candidato e “corteggiarlo” anche in fase di post-offerta
6. Conclusioni

1.Fare uno studio di fattibilità in collaborazione con la Linea

Iniziamo il nostro percorso dall’inizio, quando stiamo ancora allacciando le scarpe e preparandoci per affrontare il cammino.

È questo il momento in cui tu HR Manager ti siedi a tavolino per fare uno studio di fattibilità del processo di selezione. Ed è bene che di fianco a te sieda anche il Line Manager. 

Lo studio di fattibilità permette di definire aspetti fondamentali come il budget disponibile e se l’azienda può effettivamente permettersi l’inserimento di una nuova figura. 

Domande chiave includono: che ruolo ricoprirà la nuova persona? Quale compenso possiamo offrire? E, soprattutto, è sostenibile gestire questa necessità internamente o è meglio ricorrere alla ricerca in outsourcing?

Stabilire le tempistiche d’ingresso della nuova figura è altrettanto essenziale. Un piano di lavoro chiaro che tenga conto delle risorse economiche, dei tempi e di un possibile coinvolgimento di fornitori esterni è la base di una ricerca efficace.

Il tutto tenendo sempre in mente una visione completa, capace di anticipare eventuali criticità. Se hai una buona conoscenza del business, potresti già essere in grado di guidare la Linea verso scelte più strategiche. 

Ma entriamo nel dettaglio. Per raccontarci questa fase lasciamo la parola a Silvia Fiori, Industry Leader in Reverse.

“Capire esattamente chi stiamo cercando è fondamentale.

Banale? Non così tanto in effetti. 

Per comprendere davvero qual è la figura di cui abbiamo bisogno è necessario "spacchettare" la questione e distinguere con totale trasparenza: 

Questa analisi interna deve essere estremamente sincera. 

Bisogna distinguere tra le competenze che si possono sviluppare con una formazione interna, perché si hanno le risorse per poterlo fare, e quelle invece “must have”, che il candidato deve assolutamente possedere perché non potranno essere formate all’interno dell’azienda.”  

Una volta fatto questo, definite le competenze “must have”, arriva il momento di uscire dalla propria stanza e buttare un occhio al mondo esterno: quanto costano le skill che sto ricercando? Il budget definito è in linea con i costi attuali del mercato? E ancora: il budget che si ha a disposizione è supportato da dati realistici o è piuttosto stato dettato da un “si è sempre fatto così”? 

Avere un budget prestabilito sulla base di esperienze passate e non sulla base dei costi attuali è un’eventualità tutt’altro che rara. Se il budget non è allineato si potranno aprire due scenari: lo si adeguerà al mercato, ove possibile, o bisognerà trovare soluzioni alternative che siano sostenibili con le risorse economiche presenti. 

“Durante questa fase di valutazione iniziale, consiglio sempre di considerare se non sia da preferire una job rotation interna per ricoprire quella determinata posizione. È una mossa che può far risparmiare l’azienda: infatti per ricoprire un ruolo costoso verrà inserita una risorsa interna. E a sua volta, la posizione lasciata libera dalla persona che si è spostata potrebbe rivelarsi un ruolo più “junior” e quindi meno costoso in termini di budget. Senza contare che la job rotation è anche una forma di forte retention ed engagement per la risorsa che viene spostata: stimolata dal nuovo ruolo, sarà molto ingaggiata, produttiva e motivata ad accogliere le nuove sfide che l’aspettano.” 

Quindi è indispensabile fare questa analisi preventiva perché è la griglia di partenza di tutto il processo, quella che definirà l’andamento del percorso.   

Un’analisi che dovrà essere fatta in collaborazione tra HR Manager e Line Manager, se si decide di svolgere la ricerca internamente, tra HR Manager, Line Manager e società di Headhunting se si decide invece di esternalizzarla.  

Sorge quindi spontanea una domanda: quando è necessario esternalizzare e far gestire la ricerca in outsourcing? 

“Il segnale arriva quando si avverte un forte disallineamento tra la figura che si cerca e ciò che è presente sul mercato: in questo caso è quindi necessario un supporto esterno per mappare il mercato e identificare le competenze disponibili. 

Potrebbe anche succedere di aver già cercato una persona con le proprie forze senza successo, e quindi decidere di rivolgersi ad un partner esterno per trovare soluzioni alternative. 

Il 50% delle aziende con cui abbiamo collaborato di recente aveva già tentato di risolvere queste problematiche autonomamente, senza successo. È a quel punto che ci hanno contattato. 

A volte, si tratta di esplorare settori paralleli a quello specifico in cui opera l’azienda, dove potrebbero esserci candidati validi, pronti a essere adattati al settore di riferimento. 

Ad esempio, se il mercato dell’Automotive risulta saturo, possiamo esplorare altri ambiti, formare la risorsa e accompagnarla nel percorso di transizione verso il settore specifico.

Questo approccio non solo risolve il problema immediato, ma porta un valore aggiunto in termini di competenze che l’azienda non possiede internamente.” 

2. Scrivere una job description che parli la stessa lingua del candidato

Una volta gettate le basi per iniziare la ricerca, si parte. E si scrive la job description. 

La job description è una delle prime vetrine con cui i candidati entreranno in contatto con la tua azienda, e tu HR lo sai bene. E la vetrina ancora precedente sono le mail o i messaggi su LinkedIn che invitano ad aprire le job description. 

Ora, prova a pensare a quante comunicazioni e informazioni riceviamo ogni giorno. Siamo letteralmente bombardati. E nel mondo in cui viviamo ora, i candidati vengono raggiunti periodicamente anche da decine di possibilità e offerte di lavoro. 

Farsi notare in questo mare magnum diventa essenziale. Quindi, come fare? 

Ne parliamo con Elettra Paladini, Industry Leader in Reverse. 

“Bisogna parlare la stessa lingua del candidato a cui ti rivolgi.

Ciò non significa solo descrivere il ruolo ma farlo in modo che risulti subito chiaro, conciso e incisivo per il candidato che lo leggerà. 

E per fare questo, è fondamentale che la job description venga scritta insieme al Line Manager, colui che più di tutti sa parlare il linguaggio tecnico della persona che dovrà entrare nel suo team. Lavorare fianco a fianco con la Linea aiuterà a creare un testo che rifletta davvero le necessità del ruolo e che abbia appeal per il target giusto.

Anche nella primissima fase, nella stesura della mail di contatto, coinvolgere il Line Manager renderà il messaggio più incisivo, perché verrà scritto attraverso la lente di un occhio tecnico.” 

Ricorda sempre che non sei solo e la selezione è un processo collaborativo, non di unica responsabilità dell'HR. Coinvolgere lungo tutte le fasi il diretto interessato, ossia il Line Manager che guiderà la nuova risorsa, fa davvero la differenza.

Detto questo, passiamo a un consiglio di tipo tecnico: sfrutta l'AI a tuo vantaggio.

A te e alla Linea spetta il compito più importante, quello di trovare l’idea di ciò che si vuole comunicare. Siete voi a decidere come raccontare il ruolo che il candidato andrà a ricoprire, su quali elementi puntare nella job description per renderla accattivante, quali parole tecniche usare.  

Fatto questo, lasciati supportare da sistemi come ChatGPT (di cui abbiamo parlato qui) oppure Claude per velocizzare la fase di scrittura e per ordinare i punti salienti della tua job description in modo chiaro. 

Come sempre ci piace ripetere, la tecnologia ci viene in aiuto per potenziare le capacità umane. Lascia all’AI il compito più meccanico e riserva per te il tempo di pensare a contenuti davvero efficaci. 

Infine, per migliorare ulteriormente la tua job description, una buona pratica durante i primi colloqui è chiedere un feedback ai candidati stessi che quella job description l’hanno letta. Fare domande del tipo “Hai trovato interessante la descrizione della posizione?”, “Quali punti in particolare ti hanno colpito?” potrà essere un modo per rompere il ghiaccio durante il primo colloquio e raccogliere informazioni preziose su come viene percepito l’annuncio, migliorandolo così in futuro. 

3. Impostare i parametri di ricerca e raccogliere il dato emerso dai primi contatti con il candidato 

Dopo aver definito i "must have" nello studio di fattibilità e nella job description, è il momento di entrare nel cuore della ricerca e selezione: contattare i candidati, sceglierne una rosa e fare i primi colloqui. 

Degli strumenti imprescindibili per percorrere questa fase del sentiero ci parlano Marilisa Cappellano ed Elettra Paladini.

“La chiave per iniziare questa fase, come consiglio sempre, è una: concentrarsi solo su uno o due requisiti che non si possono assolutamente negoziare. 

Ad esempio, se il candidato deve essere presente fisicamente in azienda ogni giorno, la distanza geografica diventa un parametro critico da considerare fin da subito. È necessario identificare ciò che è davvero imprescindibile.

A questo punto si imposta un funnel di ricerca mirato: immaginiamo di dover trovare una persona con una competenza tecnica specifica, a una certa distanza dalla sede dell’azienda. Partiamo con una ricerca locale e, se non troviamo candidati adatti, espandiamo gradualmente il raggio, magari adattando i requisiti (come il livello di seniority). 

È un gioco di compromessi: l’obiettivo è arrivare di fronte al Line Manager con una rosa di candidati validi, anche se alcuni potrebbero non soddisfare tutti i criteri iniziali. Ad esempio, si potrebbe proporre un candidato geograficamente lontano, ma con competenze che compensano questa distanza.”

Marilisa Cappellano, Industry Leader. 

In questa fase, un approccio data-driven è essenziale perché è qui, è ora che bisogna confrontarsi realmente con il mercato, mappare quante e quali risposte si ricevono dai candidati e calibrare la ricerca in base al dato che abbiamo in mano. 

“Basarsi su dati concreti e raccolti in tempo reale è indispensabile: come ribadiamo spesso, i numeri forniscono una comprensione oggettiva del mercato, consentendo di sviluppare strategie di recruiting ancorate a fatti concreti, piuttosto che a impressioni soggettive.

L’utilizzo dei dati offre due vantaggi principali in questa fase:

Tutto è fonte di informazioni necessarie: qual è il tasso di risposta dei candidati a mail o messaggi; quanti e quali candidati arrivano a colloquio (per esempio, accettano il colloquio i candidati che hanno le caratteristiche adatte al ruolo e alla mia azienda? O mi rispondono invece persone non allineate con le mie necessità?); quanti candidati rifiutano di procedere con l'iter di colloqui e per quali motivazioni (La troppa distanza dell’ufficio dalla loro casa? L’assenza di smart working? Valori aziendali non ben definiti?).

È la mappatura di mercato che in Reverse chiamiamo Job Reputation Analysis. 

Che sia fatta internamente o avvalendosi degli strumenti di società esterne, questa è una mappa essenziale, che consente di capire la situazione e di rispondere di conseguenza tempestivamente, ritarando i parametri di ricerca.”

Elettra Paladini, Industry Leader. 

4. Fare i colloqui mantenendo sempre aggiornata la Linea

La tappa del processo di selezione è la più lunga e prevede, come sappiamo, diverse fasi. 

Ciò che è indispensabile però in questo step del percorso è rimanere costantemente in contatto con il Line Manager: aggiornarlo sui primi colloqui fatti, mostrargli la mappatura di mercato e discuterla insieme, in modo che, quando si arriva al colloquio tecnico, HR e Linea siano già perfettamente allineati. 

Sì, probabilmente ci ripetiamo su questo aspetto ma lo reputiamo un ingrediente imprescindibile: solo la collaborazione porta al successo del progetto.  

Ma ripercorriamo con ordine questo tratto del sentiero.

“Il primo colloquio è quello che deve sondare le motivazioni del candidato e “vendere” l’azienda. 

È così: dobbiamo considerare il nostro candidato alla stregua di un consumer e pensare che nel momento stesso in cui è seduto di fronte a noi, ha tra le mani almeno altre due offerte. 

Sarà quindi necessario capire il suo grado di interesse per l’azienda e ascoltare i driver motivazionali che lo muovono. Una volta compreso questo, potremo raccontargli il progetto che gli stiamo offrendo rispondendo in modo preciso ai driver che lo motivano.  

Mettersi in ascolto del candidato fin da subito è indispensabile per capire se portarlo avanti nell’iter di selezione o no. Il vero rischio del portare avanti un candidato poco motivato? Che la Linea, quando lo colloquierà, se ne innamori, ma lui decida di non proseguire.

Sempre per evitare di consegnare alla Linea un candidato non solo poco motivato, ma anche poco competente, è molto utile in questa prima fase di colloqui prevedere un colloquio tecnico con un professionista dello stesso settore del candidato, quello che in Reverse chiamiamo Scout. 

L’esperienza dell’HR nel sondare la motivazione e l’affiancamento di un professionista nella valutazione delle competenze tecniche sono il binomio ideale per presentare al Line Manager un candidato ottimale.“

Arriviamo quindi alla seconda fase di colloqui: sia che la ricerca sia stata svolta internamente, sia che sia stata gestita in outsourcing, questo è il momento clou: quello in cui il candidato si siede al tavolo della Linea. 

E se fino a qui l’hai aggiornata costantemente, sarete già perfettamente allineati: il sentiero si fa meno dissestato. 

"Fare almeno un colloquio in presenza è imprescindibile per mantenere elevato l’engagement del candidato. In genere il colloquio in presenza è proprio questo: quello di fronte al Line Manager. Presentargli il suo futuro capo di persona e, magari, anche il suo futuro team rompe il ghiaccio, abbassa le tensioni, tranquillizza e ingaggia il candidato. Dall’altro lato anche il Manager avrà una visione molto più chiara di chi si trova di fronte perché incontrare una persona in presenza è un’esperienza molto più completa. 

Dopo quest’ultimo colloquio l’HR ha due ruoli fondamentali: 

• capire con la Linea com’è andato il colloquio tecnico e guidarla verso quelle che sono le priorità per l’azienda, ricordandole tutti i parametri visti durante lo studio di fattibilità iniziale e durante le mappature di mercato; 

• mantenersi in costante contatto con il candidato per capire anche le sue impressioni.
  Seguendo un’azienda, mi è capitato per esempio che la Linea avesse già scelto il candidato ma lui non fosse ancora pronto a decidere. In quel caso lo abbiamo invitato nuovamente negli uffici perché potesse farsi un’idea più precisa. Mossa risultata vincente perché poi il candidato ha accettato l’offerta”. Marilisa Cappellano, Industry Leader.
  

È bene che tutto l’iter di selezione descritto in questa fase si svolga in qualche giorno, non in qualche settimana. 

Più si aspetta, infatti, e più il candidato avrà la possibilità di trovare e considerare altre offerte di lavoro. 

5. Fare un’offerta che rispecchi le esigenze di quello specifico candidato e “corteggiarlo” anche in fase di post-offerta

Arriviamo quindi al momento dell’offerta. Qui il ruolo dell’HR è cruciale. 

Il tuo compito sarà calibrare tutti gli elementi in gioco e aiutare la Linea a leggere il mercato, offrendo una visione più ampia. Non sempre il candidato perfetto esiste ma spesso una persona con potenziale può rivelarsi la scelta migliore a lungo termine. 

Inoltre, quando si arriva all’offerta economica, la tua capacità di mediare può fare la differenza, soprattutto in quelle aziende dove l’HR è parte attiva nella definizione della proposta.

“ Arrivati a questa fase, se si è gestito bene il processo di selezione, tendenzialmente si sono comprese bene le motivazioni del candidato e quindi si conoscono i suoi driver motivazionali. Basandosi su questo è necessario personalizzare l’offerta su misura per le sue specifiche esigenze.  

È indubbio che la componente economica sia una voce ancora molto importante da considerare. Se l’offerta non è allineata con il mercato anche il candidato più ingaggiato è molto difficile che accetti la proposta. 

Al di là di questo però il pacchetto retributivo comprende benefit che sono apprezzati in maniera diversa dai diversi candidati. Ciascuno ha il proprio tasto che lo muove: c’è chi preferisce l’auto aziendale, chi il welfare a sostegno dei genitori, chi percorsi di crescita e opportunità di carriera. 

È questo il momento per personalizzare il pacchetto di benefit in base alle specifiche esigenze della persona che si vuole portare a bordo. Ed è molto apprezzato dai candidati quando l’azienda conosce bene le loro esigenze perché le ha ascoltate durante i colloqui. 

Un altro aspetto fondamentale è che in questa fase non ci siano ambiguità: l’offerta deve avvenire con totale trasparenza. Per trasparenza intendo mettere sempre in chiaro tutto, anche eventuali criticità o necessità dell’azienda. 

Mi è capitato per esempio che a una candidata sia stato cambiato il ruolo rispetto a quello presentato all’inizio. Eppure lei ha apprezzato molto la trasparenza con cui il CFO gliel'ha comunicato e questo ha fatto la differenza: ha accettato l'incarico.  

Anche le nuove generazioni apprezzano moltissimo che gli si presentino ruoli e progetti in modo del tutto chiaro e schietto.”

Silvia Fiori, Industry Leader. 

Durante questa fase è importante mettere in atto anche tecniche di caring rivolte al candidato: coinvolgerlo, invitarlo a pranzo, fargli conoscere il team, sono tutte pratiche che aumentano il suo livello di engagement. Inoltre, fargli ricevere una telefonata da parte del Line Manager può fare davvero la differenza: infatti il candidato ha a che fare generalmente più con l’HR Manager ma è bene tenerlo in contatto anche con il manager con il quale lavorerà. 

Sono tutte pratiche che accrescono la sua voglia di firmare la lettera di impegno e, se ha già firmato, la sua voglia che arrivi il primo giorno di lavoro. 

“Ho un bel caso da raccontare riguardo alle tecniche di caring. Un candidato che ho seguito è stato invitato a pranzo dall’azienda che gli aveva fatto l’offerta: finito il pasto ha visto che tutti aiutavano a mettere in ordine la stanza, dirigenti e tirocinanti insieme, e lo hanno coinvolto in questa attività. Ha apprezzato molto vedere come si viveva realmente all’interno dell’organizzazione, al di fuori del racconto patinato che si può avere durante il colloquio. 

In fase di offerta e post-offerta è il momento di aprire anche le porte della “cucina” dell’azienda, non solo di tenere il nostro ospite in salotto!

Fuor di metafora: facciamogli vivere davvero gli uffici, rendiamolo già parte dell’azienda in cui entrerà senza farlo sentire un ospite.” 

6. Conclusioni

Eccoci giunti al termine del nostro sentiero.

Abbiamo esplorato le principali tappe dell"assumere": le nostre Head Hunter ci hanno accompagnato passo dopo passo, svelandoci i segreti che mettono in atto ogni giorno per affrontare il percorso, e le strategie che consigliano alle aziende che si rivolgono a loro. 

Speriamo che la passeggiata sia stata di tuo gradimento e che tornerai a casa con qualche nuovo strumento nello zaino, da poter applicare fin da subito nel tuo mestiere quotidiano.