Newsletter interna aziendale: a cosa serve e perché farla

Definire la comunicazione come un’arma può essere fuorviante, ma di sicuro aiuta a comprenderne la potenza. Se volessimo cambiare similitudine e sceglierne una più gentile, potremmo immaginarci chi si occupa professionalmente di comunicazione come un pittore che ha tra le sue mani un’immensa tavolozza di colori, tanti quante sono le sfumature della parola “comunicare”. 

In questo modo possiamo pensare agli strumenti di comunicazione come a tele dipinte: la base rimane sempre la stessa (ovvero mettere in contatto qualcuno con qualcun altro condividendo uno o più messaggi), ma le modalità attraverso le quali poterlo fare variano un numero indefinito di volte. 

Ci sono spesso dei format da seguire (immaginali come quei libri da colorare, dove i contorni dei disegni sono già definiti in partenza) e altrettanto spesso fogli bianchi da riempire a piacimento. In un caso o nell’altro nulla è mai certo: combinazione di colori e soggetto detteranno la percezione che le persone avranno di ciò che si sta guardando che a sua volta varierà proprio a seconda del “target” coinvolto.

E niente è più vero quando facciamo atterrare questa metafora nell’ambito della comunicazione aziendale interna e, in particolare, della newsletter a uso e consumo dei lavoratori di un’azienda. 

Non esiste un modo univoco per costruire una newsletter interna che funzioni, ma ci sono accortezze da tenere in considerazione per rendere uno strumento apparentemente semplice da gestire (ma che in realtà può rivelarsi estremamente complesso), una vera e propria leva strategica, soprattutto per chi lavora nelle HR come te.

1. Premessa: come fare comunicazione interna oggi
2. A cosa serve una newsletter interna 
3. Come scrivere una newsletter interna
4. Conclusioni 

1. Premessa: come fare comunicazione interna oggi

In questo blog abbiamo parlato spessissimo di Talent Acquisition, così come di Talent Retention. Dopo il fenomeno della Great Resignation del 2021-2022, il mercato del lavoro ha attraversato ulteriori trasformazioni: dal quiet quitting al crescente focus sul benessere psicologico dei dipendenti, passando per la consolidazione definitiva del lavoro ibrido e remoto. In questo contesto, le aziende si sono rese conto che attirare le persone "giuste" non è più importante che trovare il modo di farle rimanere e, soprattutto, di farle sentire connesse all'organizzazione anche quando non condividono fisicamente lo stesso spazio. La distanza fisica, infatti, ha reso ancora più cruciale l'efficacia della comunicazione interna: non è più possibile affidarsi alle chiacchierate informali alla macchinetta del caffè o agli incontri casuali in corridoio per mantenere vivo il senso di appartenenza

Lo strumento migliore che le organizzazioni hanno dalla loro parte è quello dell’ascolto, che poi altro non è se non una delle fasi della comunicazione (ed ecco quindi che la nostra lunga premessa torna a esserci di sostegno).

Ascoltare, quindi comprendere e di conseguenza trattare strategicamente le esigenze dei lavoratori è una delle leve necessarie per un’efficace gestione delle Risorse Umane, indipendentemente dall’azienda che si sta considerando.

Va da sé che quello della comunicazione interna è un approccio che le HR dovrebbero gestire quanto più puntualmente e strategicamente possibile per tenere un canale di confronto aperto e “schietto” tra la struttura manageriale dell’azienda e le persone che vi lavorano.

Articolabili in 7 step, come spiega bene qui David Grossman, consulente di comunicazione interna di alcune grandi aziende americane, tra cui McDonald’s, Amazon e Microsoft, i pilastri su cui si basa una buona comunicazione interna sono però quattro:

• la forma del contenuto: ogni messaggio è prima di tutto il suo contenuto ma è anche molto più di questo.
  Saper gestire efficacemente un’attività di comunicazione significa dare ai messaggi che la compongono la forma che si pensa possa essere più gradevole ed efficace per chi li riceverà. Non si tratta di imbrogliare, ma solo di scegliere il modo migliore per veicolare un messaggio;
  
• l’obiettivo: a quale risultato si vuole giungere attraverso il messaggio che si è condiviso?
  La consapevolezza circa gli obiettivi di comunicazione è spesso ancora più importante delle sue stesse forme.
  Può sembrare banale ma non lo è affatto: come molte aziende che si affacciano alle attività di marketing segnalano come obiettivo quello di voler vendere di più e si sentono rispondere che non è un obiettivo valido, allo stesso modo chi si occupa di Risorse Umane non può fermarsi ad un obiettivo vago e generico, ma deve chiarire quale azione del suo pubblico lo renderà soddisfatto, e con quale numero monitorerà il raggiungimento di questa azione (“voglio dipendenti più soddisfatti” non vale. Quando li ritieni soddisfatti? Come monitori il raggiungimento di questa soddisfazione?); 
  
• la relazione: la comunicazione influenza la relazione che si crea tra mittente e destinatario. L’obiettivo del messaggio e la sua forma determinano la percezione che l’uno avrà dell’altro. La comunicazione, in pratica, serve per creare una relazione che però è già predeterminata dall’impressione che gli interlocutori hanno vicendevolmente prima ancora di essersi messi in contatto.
  
• e, come già anticipato poco sopra, l’ascolto.
  

Belle parole, vero? Sì, ma forse ancora un po’ vaghe. Così, lungi dal farla diventare una sorta di mostro a tre teste di cui tutti parlano ma che nessuno ha mai visto, vediamo di capire cosa si intende davvero e concretamente per comunicazione interna. 

Didascalicamente: la comunicazione interna è quell’insieme di attività della comunicazione che ha come target di riferimento la sola popolazione aziendale e che ha lo scopo di diffondere informazioni, conoscenze, news e valori sull’organizzazione ma anche, nel contempo, di permettere la creazione di relazioni tra le persone proprio grazie a questi flussi di sapere.

Concretamente: la comunicazione interna consente all’azienda di trasformarsi da entità astratta e complessa a interlocutore reale e dai chiari intenti. Permette di ridurre la complessità favorendo la relazione tra le persone e i contenuti aziendali e, di conseguenza, tra le persone stesse. 

La creazione dell’engagement è fondamentale per assicurare una buona riuscita delle attività di comunicazione interna e, in particolare, per far sentire i lavoratori parte attiva di un ecosistema che è sì complesso, ma che non li trascura.

Per tutti questi motivi risulta chiaro che la comunicazione interna sia soprattutto un “affaire” dell’HR, col supporto prezioso del marketing, e i cui strumenti, newsletter interna inclusa, possano essere utili in particolare per:

• la retention dei talenti, come si diceva poco sopra;

• il rafforzamento della collaborazione, visto che una comunicazione fluida e un canale di contatto aperto e trasparente favoriscono la produttività, intesa anche come risultato di una soddisfazione individuale sul luogo di lavoro;

• la condivisione della cultura aziendale, innanzitutto internamente, ossia facendo sentire le persone davvero parte di un ecosistema in cui sono comprese e ascoltate affinché questo mood positivo venga poi portato anche all’esterno dell’azienda stessa, considerando che i lavoratori possono essere i migliori ambassador della loro stessa organizzazione.
• mantenere la connessione in contesti di lavoro distribuiti: in un'epoca in cui il lavoro ibrido e remoto sono diventati la norma per moltissime organizzazioni, la newsletter interna assume un ruolo ancora più strategico. Quando i team sono geograficamente dispersi, le occasioni di contatto informale si riducono drasticamente e con esse il rischio di perdere quel senso di appartenenza che si crea naturalmente negli uffici fisici. La newsletter diventa quindi il "luogo virtuale" dove tutti i dipendenti possono aggiornarsi e sentirsi parte della stessa realtà. È lo strumento che abbatte le distanze e crea un momento condiviso di esperienza aziendale, indipendentemente dal fuso orario o dalla postazione di lavoro.

Capito come si articola una buona strategia di comunicazione interna e quali sono alcuni degli obiettivi che è auspicabile raggiungere, è ora necessario far atterrare tutto questo nella realtà. Ovvero rendere concreto tutto ciò di cui si è parlato, sfruttando alcuni strumenti adatti allo scopo. Uno di questi è, appunto, la newsletter interna che indaghiamo meglio nei paragrafi che seguono.

2. A cosa serve una newsletter interna 

Quando si parla di comunicazione interna e, di conseguenza, degli strumenti utilizzabili per compierne le attività, non è raro imbattersi nella necessità di classificare innanzitutto i metodi attraverso i quali un’azienda può collegarsi ai suoi lavoratori, che possono essere strutturati o non strutturati.

Per esempio, una piattaforma social “interna” permette di fatto a chiunque (interno all’azienda) di pubblicare post e di commentarne altri e, soprattutto, si basa per sua natura su una fruizione libera (ci si collega quando si vuole e, quando si vuole, – quindi senza alcuna regolarità di frequenza – si interagisce con i contenuti già esistenti o creandone di nuovi).

In un’epoca di overload di informazioni e soprattutto di caos informativo (i contenuti sono ovunque ed è complesso ordinarli e dare loro delle priorità) questi metodi rischiano spesso di aggiungere confusione al disordine, finendo per essere poco o per niente utilizzati. Molte aziende li hanno integrati con successo, ma molte altre preferiscono canali più organizzati;

Arriviamo quindi a parlare dei metodi “structured”, cioè quelle attività di comunicazione interna che “mettono in fila” i messaggi includendoli in una struttura – appunto – facilmente accessibile dalle persone dell’azienda. 

La presenza di un metodo strutturato non esclude la possibilità di uno non-strutturato: anzi, una strategia di comunicazione che implichi un mix di metodologie risulta essere sempre più (con)vincente di una che preveda invece solo una delle due.

La newsletter interna è, senza ombra di dubbio, una metodologia strutturata che serve per riunire in un unico luogo facilmente accessibile tutte le informazioni, le news e le leve di comunicazione utili a un’azienda per allineare, coinvolgere e stimolare le proprie persone.

Vediamo di capire, più nel dettaglio, quali possono essere alcuni dei benefit derivanti dall’introduzione strategica della newsletter interna nella propria azienda: 

• aumentare l’employee engagement: il primo passo per sentirsi coinvolti è essere informati.
  Rispetto ai metodi non strutturati ai quali si accennava poco sopra, la newsletter “obbliga” (in senso positivo) a prendersi del tempo per scorrerla prima e leggerla con attenzione poi.
  Le notizie sono tutte lì, una di seguito all’altra, già ordinate e filtrate. Quando è scritta “bene” (ti diamo qualche consiglio su come strutturarla nell’ultimo paragrafo dell’articolo) la newsletter riesce a diventare una piacevole routine;
  
  
• diminuire il volume di e-mail: inviate quando si considera la questione dal punto di vista “manageriale” e ricevute quando invece la prospettiva è quella dei lavoratori. La newsletter permette infatti di raggruppare in un unico luogo virtuale una serie di informazioni ed elementi che altrimenti sarebbero stati l’oggetto di altrettante comunicazioni. Questo avrebbe da una parte disperso l’attenzione dei destinatari e, dall’altra, obbligato i mittenti a un’attività “spalmata” nel tempo, e per questo più invasiva;
  
  
• costruire un rapporto di fiducia tra la struttura apicale dell’azienda e i lavoratori attraverso uno scambio di comunicazioni trasparente che includa quindi non solo successi, ma anche limiti ed eventuali flop dell’organizzazione. Per sua natura, inoltre, l’approccio long-form della newsletter riesce a instaurare una relazione fiduciaria meglio di quanto faccia il formato mordi-e-fuggi tipico dei social media;
  
  
• migliorare la cultura aziendale: la newsletter, più di qualsiasi altro formato di comunicazione, riesce a far sentire chi la legge parte di un grande ecosistema.
  Questo è uno dei principi cardine della cultura aziendale che, al di là dei singoli valori che la compongono, si basa soprattutto sul senso di community e di condivisione che si instaura tra le persone e l’azienda e tra le persone stesse;
  
• fornire assist di comunicazione “esterna”, ossia dare degli appigli di conversazione ai propri lavoratori quando parlano dell’azienda al di fuori di essa.
  È ovviamente impossibile – e sarebbe anche ingiusto – controllare ciò che le persone dicono del posto in cui lavorano. Ma è però possibile mettere sul tavolo argomenti che riescano a dare dell’organizzazione un’immagine adeguata e coerente con ciò che è nella realtà anche quando la comunicazione è eterodiretta;
  
  
• condividere informazioni su policy e sicurezza aziendali: stabilito che la newsletter interna gode di un’attenzione maggiore rispetto a un altro tipo di messaggi, è chiaramente uno strumento utile per inviare comunicazioni necessarie, ma per loro natura percepite come noiose;
  
  
• celebrare risultati aziendali e individuali: le persone performano meglio quando si sentono apprezzate.
  Condividere all’interno della newsletter i traguardi raggiunti tanto dai team, quanto dai loro singoli componenti è un ottimo modo per far sentire le persone al centro di un progetto aziendale di più ampio respiro rispetto alle proprie specifiche responsabilità. 
  
  

I benefici possono ovviamente essere ancora di più: molto dipende dall’organizzazione e soprattutto da come la newsletter viene impostata, sia dal punto di vista prettamente editoriale, sia da quello legato ai formati di contenuto.

2.1 Come misurare l'efficacia della newsletter interna

Creare e inviare una newsletter interna non basta: è fondamentale monitorarne l'efficacia per capire se sta davvero raggiungendo gli obiettivi prefissati e, soprattutto, se sta generando engagement tra i lavoratori.

A differenza di quanto accadeva qualche anno fa, quando la newsletter veniva considerata semplicemente un "canale di broadcasting" unidirezionale, oggi è possibile e doveroso trasformarla in uno strumento data-driven, capace di fornire insights preziosi sul comportamento e sulle preferenze dei dipendenti.

Le principali metriche da monitorare includono:

Tasso di apertura: quante persone aprono effettivamente la newsletter? Un tasso basso potrebbe indicare problemi con l'oggetto dell'email, con la frequenza di invio (troppo frequente o troppo rara) o con la rilevanza percepita dei contenuti.

Click-through rate (CTR): quanti destinatari cliccano sui link presenti nella newsletter? Questo dato è fondamentale per capire quali contenuti generano maggiore interesse e quali invece vengono ignorati.

Tempo di lettura: quanto tempo le persone dedicano effettivamente alla lettura? Tool di analytics avanzati permettono oggi di tracciare questo dato, che aiuta a capire se i contenuti sono troppo lunghi, troppo brevi o semplicemente non abbastanza coinvolgenti.

Feedback qualitativi: non tutto si può misurare con i numeri. Prevedere uno spazio per commenti, reazioni o sondaggi rapidi all'interno della newsletter stessa permette di raccogliere impressioni dirette e suggerimenti di miglioramento.

Tasso di conversione su azioni specifiche: se la newsletter include call-to-action (come l'iscrizione a un evento aziendale, la compilazione di un sondaggio o la candidatura interna per una nuova posizione), è essenziale monitorare quante persone completano effettivamente l'azione richiesta.

Strumenti integrati nei tool di invio newsletter o software HR specializzati possono fornire dashboard dettagliate per monitorare tutte queste metriche. L'importante è non limitarsi a raccogliere dati, ma usarli strategicamente per ottimizzare ogni nuova edizione della newsletter, in un processo di miglioramento continuo.

Nel paragrafo che segue cerchiamo di darti qualche suggerimento su come impostare prima e scrivere poi una newsletter interna, consigli che facilmente potrai declinare all’interno della tua azienda e soprattutto gestire in base ai temi sui quali ti focalizzerai.

3. Come scrivere una newsletter interna

Una delle ansie più frequenti di chi scrive è riempire una pagina bianca. L’incertezza ha fatto più vittime dell’eccessiva consapevolezza, ma la buona notizia è che esiste una via di mezzo, ovvero una modalità di impostazione dei contenuti, tanto nel breve quanto nel lungo periodo, che scongiura l’imbarazzo di non sapere cosa e come scriverlo.

3.1 Definire il piano editoriale

La parola magica che ci viene in soccorso ogni volta che dobbiamo organizzare un’attività di comunicazione aziendale scritta è “piano editoriale”, ossia una chiara definizione degli argomenti da trattare, opportunamente suddivisi per macro-temi di riferimento e inseriti poi all’interno di un calendario che ne scandisca le uscite.

Il piano editoriale, in gergo chiamato PED, ci aiuta quindi a stabilire quali dovranno essere i contenuti della nostra newsletter e soprattutto quanto spazio dare a ciascuno di loro nel corso dei mesi.

Ogni organizzazione, come dicevamo qualche riga più in su, ha le sue necessità e caratteristiche e, di conseguenza, i propri temi di riferimento. 

È però possibile rintracciare all’interno delle newsletter interne alcuni argomenti che si ripetono – organizzazione dopo organizzazione - con una certa frequenza. Tra questi possono esserci:

• informazioni sui nuovi prodotti o servizi messi sul mercato dall’azienda;
• traguardi aziendali, di team o individuali;
• contenuti terzi, ossia informazioni, news e approfondimenti sul contesto di riferimento dell’azienda, ma non scritti dall’azienda stessa (possono essere trend di mercato, innovazioni di settore, studi, ricerche e report);
• riflessioni, commenti e opinioni delle figure apicali dell’azienda;
• ogni informazione di servizio aziendale: dai cambiamenti gerarchici ai nuovi ingressi; dalle nuove convenzioni aziendali ai benefit continuativi per i lavoratori, compresa la possibilità della formazione, per esempio; 
• storie dei dipendenti;
• eventi aziendali.

A questi argomenti "classici", oggi è fondamentale aggiungere tematiche che riflettono l'evoluzione delle priorità aziendali e delle aspettative dei lavoratori:

- iniziative di Diversity, Equity & Inclusion (D&I): condividere progetti, risultati e riflessioni su come l'azienda sta lavorando per creare un ambiente più inclusivo e rappresentativo. Questo include celebrazioni di ricorrenze significative, spotlight su gruppi di risorse per dipendenti (ERG - Employee Resource Groups) e aggiornamenti su policy inclusive;

- sostenibilità e responsabilità sociale d'impresa: sempre più lavoratori, specialmente delle generazioni più giovani, vogliono sapere che la loro azienda si impegna concretamente su temi ambientali e sociali. Condividere progressi verso obiettivi di sostenibilità, iniziative di volontariato aziendale e partnership con organizzazioni no-profit rafforza il senso di purpose;

- mental health e programmi di wellbeing: in un'epoca di crescente attenzione al benessere psicologico, dedicare spazio a risorse per la gestione dello stress, informazioni sui programmi di supporto disponibili e testimonianze (anonime o meno) di chi ne ha beneficiato può fare la differenza nella percezione che i dipendenti hanno dell'attenzione dell'azienda verso il loro benessere globale;

- upskilling e reskilling: non si tratta più solo di segnalare genericamente le opportunità formative, ma di raccontare percorsi di crescita concreti, di condividere trend sulle competenze del futuro e di mostrare come l'azienda sta investendo nello sviluppo professionale continuo dei suoi collaboratori;

- riconoscimenti peer-to-peer: oltre alle celebrazioni top-down dei successi, sempre più aziende stanno introducendo meccanismi attraverso i quali i colleghi possono riconoscere reciprocamente il contributo degli altri. Dedicare uno spazio della newsletter a questi riconoscimenti "orizzontali" rafforza la cultura della gratitudine e della collaborazione.

3.2 Costruire i contenuti 

Il layout è utile non solo per l’organizzazione estetica dei contenuti, ma anche per quella editoriale. 

Posto che scelto un formato questo dovrà essere mantenuto nel lungo periodo, al netto di ogni eventuale miglioramento o rinnovamento dettato dal passare del tempo, è giusto considerare che l’impatto grafico guida anche la scrittura del contenuto. 

Per fare un esempio banale: se il template della newsletter che abbiamo scelto prevede che ci sia spazio per immagini molto grandi, ma per poche righe di testo, sarà per noi necessario avere a disposizione un database fotografico importante (e di valore) ed eventualmente un sito/piattaforma/landing page sui quali far atterrare le persone che avranno bisogno di approfondire quanto condiviso dalle brevi didascalie di accompagnamento. 

Un’ipotesi come questa appena descritta non tiene conto che il tasso di abbandono di un testo che non è immediatamente leggibile – ovvero che necessita di un passaggio altrove per poter essere completamente compreso – risulta sempre estremamente più alto rispetto a uno che “fa il suo” entro i propri stessi confini.

Formati multimediali e mobile-first

Se fino a qualche anno fa la newsletter interna era prevalentemente testuale, con qualche immagine di supporto, oggi è fondamentale ripensare i contenuti in un'ottica multimediale e mobile-first.

Sempre più dipendenti leggono la newsletter aziendale dal proprio smartphone, magari durante gli spostamenti o nei momenti di pausa. Questo significa che il design deve essere necessariamente responsive e che i contenuti devono essere fruibili anche su schermi piccoli, con connessioni non sempre stabili.

Ma non solo: l'introduzione di formati diversificati può aumentare significativamente l'engagement:

Video brevi: un messaggio del CEO di 60-90 secondi ha spesso un impatto molto maggiore di un lungo testo scritto. Tool come Loom o semplici video registrati dallo smartphone possono essere facilmente integrati nella newsletter;

Podcast interni: alcune aziende stanno sperimentando con successo brevi podcast (5-10 minuti) dedicati ad approfondimenti su progetti, interviste a colleghi o riflessioni su trend del settore;

GIF e micro-animazioni: per comunicazioni più leggere o celebrative, elementi animati possono rendere la newsletter più vivace e piacevole da scorrere;

Infografiche interattive: dati e statistiche aziendali risultano molto più comprensibili e memorabili quando presentati visivamente. Tool come Canva, Visme o Piktochart permettono di creare infografiche professionali anche senza competenze di design avanzate;

Elementi gamificati: quiz rapidi, sondaggi interattivi o piccole "sfide" possono trasformare la newsletter da momento passivo di lettura a esperienza interattiva.

L'importante è non esagerare: troppi formati diversi possono creare confusione e appesantire i tempi di caricamento. La chiave è testare, misurare i risultati e trovare il giusto mix che funziona per la propria audience specifica.

3.3 Intelligenza artificiale e personalizzazione dei contenuti

 Una delle rivoluzioni più significative nel campo della comunicazione degli ultimi anni è rappresentata dall'intelligenza artificiale, che sta trasformando anche il modo in cui le newsletter vengono create e distribuite.

Personalizzazione dei contenuti

Non tutti i dipendenti hanno bisogno delle stesse informazioni. Un lavoratore del reparto vendite avrà probabilmente interessi diversi rispetto a un collega dell'IT o delle risorse umane. L'AI permette oggi di creare newsletter "dinamiche" che, pur mantenendo una struttura comune, possono adattare alcuni contenuti in base al ruolo, al dipartimento, alla sede geografica o persino agli interessi manifestati in precedenza dal singolo destinatario.

Questo non significa creare newsletter completamente separate (che sarebbe estremamente dispendioso in termini di tempo), ma piuttosto utilizzare sistemi intelligenti che selezionano e prioritizzano automaticamente quali sezioni mostrare a chi, mantenendo comunque una base comune di informazioni rilevanti per tutti.

Generazione assistita dei contenuti

Tool di AI generativa possono oggi supportare chi si occupa di comunicazione interna nella creazione di bozze, nella riformulazione di testi troppo tecnici in linguaggio più accessibile, nella generazione di subject line accattivanti o nella creazione di riassunti di documenti complessi da includere nella newsletter.

Questo non significa sostituire il tocco umano – che rimane insostituibile per garantire autenticità e coerenza con i valori aziendali – ma piuttosto velocizzare il processo produttivo e liberare tempo per attività più strategiche.

Analytics predittivi

Algoritmi di machine learning possono analizzare i dati storici di engagement (aperture, click, tempo di lettura) e predire quali tipologie di contenuti, quali formati e quali orari di invio funzioneranno meglio con specifici segmenti di destinatari. Questi insight permettono di ottimizzare continuamente la strategia di comunicazione, rendendola sempre più efficace nel tempo.

L'importante, nell'utilizzo dell'AI per la newsletter interna, è mantenere sempre un equilibrio: la tecnologia deve essere un abilitatore, non un sostituto della relazione umana che resta al centro di ogni buona strategia di comunicazione interna.

3.4 Inviare la newsletter con l'aiuto di tools specifici

 Gli strumenti per l’invio delle newsletter, come MailUp e Mailchimp tanto per citarne solo due, consentono, oltre all’organizzazione dei contatti, anche di scegliere tra svariati template da personalizzare, con l’obiettivo di optare per quello più vicino possibile alle esigenze di comunicazione dell’azienda.

3.5 Definire il Tone of Voice  

Last but not least, è importantissimo definire il tono di voce di tutti i contenuti condivisi. Per capire qual è la modalità di approccio ai testi migliore conviene innanzitutto fare un’analisi del (o dei) tono di voce che l’azienda solitamente utilizza per parlare ai suoi lavoratori, ma anche ai suoi clienti. Un’organizzazione che predilige un tov (tone of voice) prettamente informale quando deve rivolgersi all’esterno, difficilmente opterà per un tono formale quando dovrà parlare ai suoi dipendenti. E lo stesso, volendo, vale anche per il contrario.

Definire il proprio tono di voce interno è anche un modo per farsi una sorta di esame di coscienza e capire se il come aver detto le cose fino a quel momento stesse davvero rispecchiando natura e caratteristiche dell’azienda. 

Le risposte che troverai potranno stupirti ma saranno in ogni caso leve importanti per impostare un racconto virtuoso ed efficace.

3.6 Accessibilità e inclusività

Un aspetto spesso trascurato ma fondamentale nella creazione di una newsletter interna efficace è quello dell'accessibilità: assicurarsi cioè che tutti i dipendenti, indipendentemente da eventuali disabilità o da barriere linguistiche, possano fruire dei contenuti in modo completo e soddisfacente.

Accessibilità visiva e tecnica

Le newsletter devono essere progettate tenendo conto di chi potrebbe avere difficoltà visive:

• Utilizzare un contrasto sufficiente tra testo e sfondo (il rapporto consigliato dalle linee guida WCAG è di almeno 4.5:1 per il testo normale);
• Assicurarsi che i contenuti siano leggibili da screen reader, gli strumenti utilizzati da persone non vedenti o ipovedenti. Questo significa includere testi alternativi (alt text) per tutte le immagini significative e strutturare i contenuti con intestazioni HTML corrette;
• Evitare di affidare informazioni cruciali esclusivamente al colore (per esempio, non scrivere "clicca sul pulsante rosso" ma piuttosto "clicca sul pulsante 'Iscriviti'");
• Utilizzare font leggibili e dimensioni di carattere adeguate (minimo 14-16px per il corpo del testo).

Inclusività linguistica

In aziende multinazionali o con una forte presenza di lavoratori stranieri, è importante considerare:

• La possibilità di traduzioni della newsletter nelle principali lingue parlate in azienda;
• L'utilizzo di un linguaggio chiaro e semplice, evitando quando possibile gerghi troppo tecnici o acronimi senza spiegazione;
• L'attenzione a espressioni idiomatiche o riferimenti culturali che potrebbero non essere comprensibili per tutti.

Linguaggio inclusivo

La newsletter è anche un'occasione per dimostrare concretamente l'impegno dell'azienda verso l'inclusività attraverso:

• L'uso di un linguaggio neutro rispetto al genere quando si parla di ruoli o posizioni professionali;
• L'attenzione alla rappresentazione: le immagini e gli esempi utilizzati dovrebbero riflettere la diversità dell'organizzazione in termini di genere, etnia, età, abilità;
• Il rispetto delle identità: utilizzare i pronomi e i nomi corretti quando si parla di persone specifiche.

Questi accorgimenti non sono semplici "nice-to-have" ma elementi essenziali di una comunicazione interna davvero inclusiva, che fa sentire ogni persona vista, rispettata e valorizzata all'interno dell'organizzazione.

4. Conclusioni 

Nell'era post-pandemica, il mercato del lavoro ha attraversato una trasformazione profonda: i candidati e i collaboratori non cercano più solo uno stipendio, ma purpose, flessibilità e autenticità. Le persone vogliono lavorare per organizzazioni che condividono i loro valori, che si prendono cura del loro benessere globale e che comunicano in modo trasparente e genuino.

In questo contesto, la newsletter interna non è più un semplice "bollettino aziendale", ma diventa uno degli strumenti più potenti per costruire e mantenere quella relazione di fiducia che oggi fa la differenza tra un dipendente ingaggiato e uno che sta già guardando altrove.

La creazione di una newsletter interna pensata ad hoc è lo specchio di una società che sta cambiando e in cui l'attenzione per le proprie risorse sta diventando un tema sempre più centrale in ogni impresa.  

Il tuo ruolo da HR Manager di conseguenza si arricchisce ogni giorno, diventando sempre più complesso e strategico: in questo articolo speriamo di averti fornito qualche strumento utile per aggiungere un ulteriore tassello a quel puzzle vastissimo ed estremamente affascinante che è il tuo mestiere.