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Ruoli di Staff. L’importanza delle cosiddette “funzioni secondarie” all’interno di un’organizzazione

13 December, 2021    |     Team Reverse

Ogni azienda è un organismo composto da diverse funzioni: ci sono i team di lavoro che si occupano direttamente del business dell’impresa, e tutti coloro che lavorano affinché ogni ingranaggio funzioni al meglio. A questa seconda categoria appartengono le Risorse Umane, l’amministrazione, il marketing, l’IT: sono i cosiddetti ruoli di staff, quelli dei lavoratori che supportano l’organizzazione attraverso mansioni fondamentali per il suo sviluppo e per incrementare la sua efficienza. Come potrebbe crescere un’azienda senza un’amministrazione capace di gestire le risorse dell’azienda? Senza gli specialisti IT che fanno in modo che tutte le infrastrutture tecnologiche dell’impresa funzionino a dovere? E un ruolo particolare è anche quello delle Risorse Umane, che oltre alle proprie specifiche mansioni hanno anche il compito di incentivare il rapporto e la collaborazione tra le funzioni di business e quelle di staff, per una crescita organica dell’intera azienda.

 

  1. Esempi di organigramma aziendali
  2. Finalità primarie e finalità secondarie di un’azienda
  3. L’importanza dei ruoli di staff

 

1. Esempi di organigramma aziendali

Le funzioni che compongono lo scheletro di un’impresa sono dunque differenti e ogni organizzazione ha una sua struttura peculiare, costruita sulla base delle proprie esigenze e della propria storia. L’organigramma aziendale rappresenta questa struttura e definisce in modo preciso le posizioni, le relazioni di interdipendenza e le funzioni stesse delle persone che operano a vario titolo nell’impresa. 

L’organizzazione designata dall’organigramma include tutti i processi, le attività e i sistemi che fanno riferimento alla gestione delle Risorse Umane e delle risorse a supporto delle persone, come le tecnologie e il know-how. La struttura organizzativa può quindi fare riferimento a diversi elementi:

  • suddivisione e raggruppamento della popolazione aziendale in unità organizzative distinte, tra loro collegate da relazioni gerarchiche più o meno definite;
  • definizione dei rapporti di dipendenza formale, dei livelli gerarchici, ovvero il numero di lavoratori di cui un Manager è direttamente responsabile;
  • progettazione di sistemi di comunicazione e coordinamento tra le diverse unità organizzative.

Attraverso questi elementi, la struttura delle varie funzioni dell’impresa viene rappresentata visivamente evidenziando i ruoli, i legami funzionali e gerarchici, la divisione dei compiti e le responsabilità delle persone che lavorano in azienda in un preciso momento storico. Una rappresentazione che deve essere il più possibile completa e chiara, per mettere i dipendenti in condizione di comprendere bene la propria posizione e l’importanza di ogni funzione per l’impresa, che si tratti di un ruolo di business o di una funzione di supporto.

Quali sono le figure rilevanti in azienda? Chi ha la responsabilità di chi? Come sono suddivisi i compiti? Queste sono domande che tutte le persone all’interno di un’organizzazione prima o poi si pongono, ed ecco perché l’organigramma è importante non solo per chiarire le dinamiche gerarchiche, ma anche per far comprendere la centralità di ogni singola funzione per il successo del progetto imprenditoriale. La maggiore chiarezza su chi decide, pianifica, coordina, controlla il proprio operato si traduce anche in un employee engagement più efficace; un organigramma poco chiaro, non aggiornato o addirittura scorretto crea invece confusione in merito ai ruoli e ai referenti, generando inefficienze.

L’importanza di un movimento sinergico tra le varie funzioni emerge in modo differente a seconda del tipo di organigramma che si sceglie di adottare. Tre sono le rappresentazioni più diffuse:

  • l’organigramma funzionale, che è quello generalmente più utilizzato e prevede la suddivisione di enti e persone in aree omogenee in relazione all’ambito di attività: amministrazione, produzione, vendite, marketing, acquisti e così via. Questo modello promuove un’elevata specializzazione dei ruoli, a vantaggio dell’efficienza locale. Il limite principale, però, è quello di ostacolare un coordinamento profondo tra i diversi reparti, favorendo il focus sulle specifiche attività a scapito del beneficio comune dell’azienda;
  • l’organigramma divisionale è quello più spesso adottato nelle realtà multinazionali e prevede la suddivisione dell’organizzazione in divisioni che, al loro interno, sono organizzate sulla base di uno schema funzionale. In pratica, ogni divisione ha una direzione propria e agisce come una struttura indipendente in grado di progettare, realizzare e commercializzare un prodotto o un servizio. Alcune funzioni possono essere svolte centralmente, come l’amministrazione o l’IT, mentre altre possono essere replicate all’interno dei diversi settori. L’organigramma aziendale di tipo divisionale favorisce la competizione interna, stimolando tutti a dare il massimo. Per contro, il rischio principale è che si perdano le sinergie, penalizzando quindi le performance aziendali nel loro complesso;
  • l’organigramma a matrice è infine un mix delle due tipologie precedenti che si sviluppa quindi su entrambe le dimensioni, una funzionale e una più propriamente di business, e prevede la presenza di Manager che hanno la responsabilità di singole funzioni e progetti. Questa rappresentazione è più dettagliata, offre maggior trasparenza rispetto alla definizione dei ruoli ed è associata a una maggiore rapidità decisionale e di comunicazione. Il rovescio della medaglia è che l’elevata autonomia garantita ai dirigenti potrebbe generare dei conflitti interni all’organizzazione.

Vediamo quindi come ogni azienda, a seconda delle proprie necessità, scelga di costituirsi attraverso modelli differenti più o meno capaci di raggiungere certe finalità anziché altre. Quello che varia, a seconda del modello considerato, è il rapporto gerarchico-funzionale tra i vari gruppi di lavoro. Lo stesso tipo di ruolo aziendale può assumere una funzione e un livello di indipendenza differente a seconda della realtà in cui opera e di conseguenza cambia anche il modo in cui si rapporta con gli altri ruoli presenti nell’organizzazione. Ciò che rimane ferma è la distinzione che abbiamo introdotto inizialmente, ovvero non deve mai mancare una precisa differenziazione delle finalità delle varie funzioni, che possono essere suddivise in due macro-categorie: quelle che hanno a che fare direttamente con il business dell’impresa, e quelle che mirano a rendere quest’ultimo sempre più efficiente attraverso alcune attività collaterali utili alla crescita. Generalmente, queste finalità vengono definite “primarie” e “secondarie”.


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2. Finalità primarie e finalità secondarie di un’azienda

Le funzioni aziendali, la loro varietà e la loro importanza nell’impresa dipendono dalle finalità che si vogliono conseguire: per individuare concretamente le funzioni aziendali bisogna quindi risalire alle finalità d’impresa. Più in particolare, vi sono finalità essenziali alla vita dell’impresa, dette finalità primarie, a cui corrispondono le cosiddette funzioni organiche o di business che sono svolte dagli organi di “line”; dall’altro lato, alle finalità utili ma non essenzialmente vitali per la vita dell’impresa, dette finalità secondarie, corrispondono le cosiddette funzioni non organiche, svolte dagli organi di staff.

Se vogliamo individuare compiutamente le finalità aziendali e le conseguenti funzioni, bisogna fare riferimento alla ragione d’essere dell’azienda e quindi alle finalità di coloro che l’hanno costituita. Fondamentalmente, ogni azienda viene istituita per produrre nuova ricchezza e tale finalità può essere raggiunta offrendo beni e servizi che siano in grado di soddisfare le esigenze della clientela: queste sono le cosiddette finalità primarie. Se l’azienda consegue un risultato positivo, significa che sta svolgendo la propria attività economica con efficacia, che rappresenta appunto una finalità primaria d’azienda.

Considerando che l’attività dell’azienda è un’attività economica, ovviamente si suppone che questa venga svolta seguendo il principio economico del minimo mezzo o del massimo risultato possibile, che consiste nel raggiungere un certo risultato con il minimo dispendio di risorse disponibili, oppure di raggiungere il massimo risultato possibile con i mezzi che si hanno a disposizione. Questo significa che l’azienda deve svolgere la propria attività con efficienza: un principio che deve accompagnare tutte le attività di un’organizzazione e che rappresenta quindi una finalità secondaria dell’organizzazione.

Le finalità primarie sono quindi quelle dirette alla produzione e distribuzione di beni e servizi capaci di soddisfare i bisogni della clientela, come ad esempio la produzione, la trasformazione delle materie prime e la vendita. Le finalità secondarie, invece, sono quelle dirette a far conseguire gli obiettivi primari con il maggior grado possibile di efficienza, come ad esempio la programmazione e il controllo di gestione, il controllo di qualità, lo studio dei tempi di lavoro, la gestione delle Risorse Umane, la sicurezza dei lavoratori e così via. Queste finalità, cui concorrono i ruoli di staff, servono quindi a realizzare indirettamente le finalità primarie e collaterali e sono quindi sempre molto importanti per ogni impresa: le funzioni di business non potrebbero ottenere da sole il successo dell’azienda senza l’adeguato supporto dei ruoli di staff.

Gli organi di staff sono rappresentati da specialisti, di solito alle dipendenze degli organi massimi d’impresa, come per esempio l’Amministratore Delegato o il Direttore Generale, con il compito di migliorare l’efficienza delle funzioni organiche. In altre parole, le funzioni degli organi di staff sono funzioni tipiche del top management di line che questo però non può più svolgere personalmente con il crescere delle dimensioni aziendali; crescita che, pertanto, è la causa primaria dell’affidamento di queste funzioni ad appositi organi di staff, che supportano il top management di line con la loro attività specialistica di consulenza.

Alle finalità primarie corrispondono quindi le funzioni veramente indispensabili per la vita dell’impresa, dette funzioni organiche, mentre alle cosiddette finalità secondarie corrispondono, invece, le funzioni non organiche ma comunque utili allo sviluppo dell’impresa, svolte appunto dai ruoli di staff, il cui scopo è quello di fornire efficienza alle funzioni primarie. In quanto indispensabili per la sopravvivenza dell’impresa, le funzioni organiche  rispondono al principio dell’efficacia strategica, mentre le funzioni non organiche, in quanto dirette a migliorare l’efficienza di quelle organiche, rispondono al principio dell’efficienza operativa. 

Un’ultima differenza tra queste diverse figure è che da un lato le funzioni primarie esercitano un’influenza positiva o negativa immediata sulla creazione di ricchezza, funzione fondamentale dell’impresa, mentre le funzioni secondarie esercitano al contrario un’influenza a medio-lungo termine sull’equilibrio dell’organizzazione. Così, ad esempio, un errore nell’attività di produzione o in quella di acquisizione delle materie prime, funzioni primarie d’azienda, normalmente può generare conseguenze negative immediate sull’equilibrio economico d’impresa, mentre inefficienze di funzioni secondarie, come il servizio di manutenzione per esempio, generano di solito conseguenze negative sull’azienda in tempi medio-lunghi. 

 

3. L’importanza dei ruoli di staff

Dalla descrizione di un tipico organigramma aziendale e delle finalità delle diverse funzioni, appare chiaro che i ruoli di staff svolgano un ruolo importante in ogni impresa. Soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni, accade che queste figure siano tendenzialmente in numero sempre maggiore e abbiano responsabilità determinanti nell’andamento dei processi lavorativi.

Se è vero che le funzioni di business sono quelle che rispondono alle finalità primarie dell’impresa, è altrettanto certo che senza un’adeguata gestione e amministrazione delle risorse nessuna organizzazione sarebbe in grado di sostenersi. Questa differenziazione non deve quindi farci credere che vi sia un rapporto di subordinazione tra le diverse funzioni, né che si possa fare a meno di quelle che rispondono a finalità secondarie, soprattutto in contesti di grandi dimensioni. Definire i diversi tipi di funzione deve semmai essere utile a comprendere lo scopo a cui sono preposti i vari team di lavoro, ognuno con obiettivi differenti, ma che devono necessariamente collaborare in maniera sinergica per conseguire gli obiettivi aziendali.

Circa il rapporto tra organi di staff ed organi di line, i primi non hanno poteri di comando formale sui secondi, i quali d’altra parte non sono legati da rapporti di subordinazione con i primi. Gli organi di staff, però, possono avere un certo potere sostanziale nei confronti di quelli di line, se pensiamo che, ad esempio, possono determinare lo stanziamento di determinate risorse, la pianificazione dei tempi di lavoro oppure le modalità di operatività di chi si occupa della produzione.

Banalmente, ogni funzione deve saper collaborare con le altre: il rapporto tra organi di staff e organi di line può essere proficuo solo se i primi sono in grado di fornire valore aggiunto ai secondi, con uno spirito di apertura e dialogo in merito alle necessità di ogni team. Allo stesso modo, i dirigenti di un’impresa devono tenere a mente la vitale importanza degli organi di staff, e non solo delle funzioni che concorrono direttamente al business: a questo scopo, un ruolo fondamentale è svolto dalle Risorse Umane, fondamentale anello di congiunzione tra le parti che compongono l’organizzazione per creare quello spirito di collaborazione tra le varie funzioni che è essenziale per il successo di ogni azienda.



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Topics: HR vs Azienda, recenti

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