Quali sono le strategie e gli strumenti più efficaci per condurre colloqui anche da remoto?
Il nuovo contesto che stiamo vivendo da ormai più di un anno ha cambiato radicalmente non solo il nostro stile di vita quotidiano, ma anche il modo di lavorare. Le aziende hanno dovuto adattarsi al cambiamento per tutelare la sicurezza dei propri lavoratori e consentire il proseguimento della loro attività. Uno scenario inedito che ha ulteriormente accelerato la sviluppo di una pratica sempre più diffusa negli ultimi anni tra chi si occupa di ricerca e selezione del personale: il recruiting a distanza.
Ogni azienda deve avvalersi di questa metodologia e conoscerne pro e contro per trarne il meglio.
1. Dal colloquio tradizionale al recruiting a distanza
“Il medium è il messaggio” diceva Marshall McLuhan: il mezzo di comunicazione che utilizziamo cambia necessariamente anche la comunicazione stessa. Oggi i professionisti si dividono tra coloro che si dichiarano favorevoli all’utilizzo della tecnologia anche nel prossimo futuro e tra chi auspica in ritorno a una selezione vis-à-vis. Quel che è certo è che il passaggio da una selezione che avviene in presenza fisica a un recruiting a distanza impone una serie di cambiamenti e accorgimenti da adottare da entrambi i lati, sia da parte del candidato, sia dell’headhunter.
Ecco i principali aspetti coinvolti:
- L’aspetto che più di tutti è influenzato dall’ingresso della tecnologia nel rapporto tra selezionato e selezionatore è evidentemente quello relazionale. Le dinamiche che si instaurano tra due individui separati da un monitor o da una linea telefonica non possono essere le stesse di chi ha la possibilità di incontrarsi dal vivo, e la valutazione degli aspetti personali e relazionali dell’altra persona diventa certamente più complessa, ma assolutamente non impossibile. Bisogna però prendere atto che la situazione è cambiata e di conseguenza vanno modificate le strategie. Non possiamo sperare di ottenere gli stessi risultati a cui arrivavamo nel "vecchio mondo" senza dotarci di un equipaggiamento adatto a questo nuovo viaggio.
- Un altro fattore di cambiamento è quello temporale. Sin dalla fase di job posting e screening dei profili dei candidati attraverso piattaforme e software dedicati, la tecnologia consente di velocizzare enormemente le tempistiche che precedono il momento del colloquio. Anche quest’ultimo può rivelarsi più rapido riducendo la necessità di spostamenti e relativi imprevisti. Non dobbiamo sottovalutare questo aspetto: una maggiore velocità nel recruiting è spesso la chiave che per il successo nella talent acquisition.
- L'abitudine alla telecamera: questo per molte persone è un cambiamento epocale. Sia i candidati che gli headhunter stanno facendo l'abitudine, volenti o nolenti, ad avere una telecamera puntata in viso, cosa non gradita a molti ma ormai inevitabile. Un piccolo trauma per niente sentito da alcuni e davvero problematico per altri. Anche in questo caso vince chi fa di necessità virtù e riesce a trarre il meglio dalla situazione: approfittare della praticità di non spostarsi, ma allo stesso tempo organizzarsi per delle buone video call.
- Forse meno immediato per chi approccia il recruiting a distanza per la prima volta è l’utilizzo di supporti multimediali durante i colloqui. Poter mostrare un proprio lavoro o il proprio portfolio anche se non era stato richiesto prima, o, lato headhunter, poter illustrare l'organigramma o alcuni progetti grazie ad una semplice condivisione dello schermo è un'arma potentissima per rendere efficace un colloquio a distanza.
"Proprio perché oggi viene meno il contatto umano, coltivare una relazione sincera con il candidato è la chiave del successo. Da Head Hunter abituata da sempre a gestire le selezioni da remoto, credo davvero che l’aspetto relazionale sia tra i più strategici in una selezione: fare in modo che il candidato veda in me un consulente onesto e mi racconti con trasparenza impressioni, dubbi e paure può fare davvero la differenza." (Elettra Paladini, Delivery Manager)
Questi sono solo gli aspetti principali, ma molti altri già ci sono e ci saranno in un futuro prossimo. Gli strumenti per il recruiting a distanza messi a disposizione dalla tecnologia aprono nuove possibilità che possono cambiare radicalmente l’approccio del selezionatore: il processo di selezione oggi non è più lo stesso.
2. Consigli e strumenti per l’headhunter
Il primo punto che abbiamo citato è il fattore relazionale nel recruiting a distanza. Ebbene, se da un lato diventa più difficile farsi un’idea completa di un’altra persona da remoto, dall’altro si può sopperire a questa mancanza mettendo in atto alcuni accorgimenti e utilizzando gli strumenti digitali a disposizione dell’headhunter. Eccone alcuni:
- test delle soft skill: prima ancora di arrivare al colloquio è possibile sottoporre a coloro che hanno superato la prima fase di screening del curriculum un questionario a risposta aperta per verificare le soft skill. Uno strumento utile per valutare la capacità di scrittura e ragionamento del candidato, ma anche per verificare quanto sia motivato nell’ottenere la posizione, dato il tempo che va impiegato per rispondere in maniera esaustiva e soddisfacente ai quesiti;
- social recruiting: un altro strumento utile per farsi un’idea più completa del candidato è un’analisi dei suoi profili social personali. Non solo LinkedIn dunque: se si vuole sapere di più sugli interessi di una persona e del modo in cui comunica con gli altri, può essere interessante fare un'analisi approfondita e condotta con professionalità (non una semplice occhiata!) anche ai suoi account Facebook, Instagram, Twitter, TikTok e così via;
- verifica degli strumenti tecnici: è sempre opportuno verificare che la strumentazione tecnica del candidato (oltre alla propria, ovviamente) sia adeguata a partecipare all’incontro. Prima del meeting è dunque fondamentale comunicare la piattaforma scelta e un piano B in caso di imprevisti e malfunzionamenti. Ovviamente anche la destrezza con cui il candidato si muove con la tecnologia è un fattore da tenere seriamente presente nella valutazione;
- messaggistica: un modo semplice e rapido per velocizzare il processo di recruiting a distanza è tenersi in contatto con il candidato attraverso SMS o app di messaggistica. Spesso può essere il modo più immediato per accordarsi sugli orari e sulle modalità del colloquio ed è anche uno strumento utile per mantenersi aggiornati sull’avanzamento della selezione. L’importante è essere sempre professionali, anche se lo strumento friendly può far scivolare nell'informalità. Importante anche rispettare gli orari di lavoro altrui e rispondere in maniera tempestiva;
- le possibilità offerte dal video colloquio: rispetto a un’intervista telefonica, il video colloquio consente di superare in parte le barriere poste dalla distanza fisica con un confronto più diretto e personale. Oggi i software e le app di video call sono innumerevoli e vi è una vasta possibilità di scelta a seconda del dispositivo di cui si è in possesso. Il video colloquio inoltre porta con sé nuove opportunità, come la possibilità di registrare l’intervista per rivederla in un secondo momento.
- coinvolgimento di più persone: i sistemi di videochiamata consentono di organizzare conference call con più persone. Un’opportunità interessante da sfruttare nel caso in cui vi sia la necessità di presentare il candidato anche ad altri colleghi in diverse location, come team leader e line manager, ottimizzando il loro tempo ma sempre con l’accortezza di non sovrapporsi mai con le voci per non generare confusione (è sempre consigliabile nominare un moderatore dell'incontro).
È evidente come gli strumenti a disposizione di chi porta avanti un processo di recruiting a distanza siano svariati e offrano diverse possibilità di utilizzo. Per imparare a sfruttarli al meglio non occorre altro se non rivolgere a se stessi quel consiglio che tutti gli headhunter fanno spesso ai candidati: fare pratica. Prepararsi, ripassare le domande e le procedure di utilizzo di tutti gli strumenti ed esercitarsi con una persona di fiducia prima di iniziare la selezione.
Ecco alcuni consigli pratici per mantenere alta la motivazione dei team da remoto:
