La Candidate Experience è un concetto fondamentale per ogni impresa, perché ne mette in gioco la reputazione, la distintività e la capacità di attrarre talenti per costruire il proprio futuro. È un aspetto a cui occorre prestare grande attenzione, non solo per la sua importanza intrinseca, ma anche perché sta evolvendo verso forme nuove che richiedono di essere intercettate e interpretate. Cambiano le aziende, cambia il mondo del lavoro e cambiano le persone e le loro aspettative.
La Candidate Experience del 2022 non può essere la stessa di qualche anno fa, e le aziende devono imparare a stare al passo con i nuovi paradigmi imposti dalla società e dal mercato. Scopriamo insieme i trend che quest’anno si affermeranno con sempre maggiore decisione e vediamo alcuni spunti per rispondere al meglio alle esigenze di chi si candida, al giorno d’oggi, a un’offerta di lavoro.
- Iniziamo dalle basi: cos’è la Candidate Experience
- Candidate Experience: ricordati di prendertene cura
- La Candidate Experience in un mondo del lavoro che cambia (in continuazione!)
- Si può fare di più: come migliorare la Candidate Experience
- Bonus track: mettiti alla prova!
1. Iniziamo dalle basi: cos'è la Candidate Experience?
Il concetto di Candidate Experience indica il modo in cui la persona che si candida a una posizione lavorativa vive il percorso di selezione, che inizia dal momento in cui viene a conoscenza dell’azienda fino all’eventuale assunzione e all’onboarding.
È un viaggio che può avere inizio e svilupparsi su canali differenti: il primo approccio può avvenire attraverso un annuncio di lavoro su un portale di ricerca, sul sito aziendale, sui canali social o anche attraverso canali offline come i career day, volantini e altro ancora.
Le fasi successive possono poi concretizzarsi di persona o, ancora una volta, attraverso i canali digitali. Non c’è un modo giusto per tutti: l’importante è trovare quello più adatto alle proprie esigenze e alle aspettative di chi si sta candidando per una posizione.
La Candidate Experience inizia dunque a prendere forma nel momento in cui si comincia a cercare l’azienda che meglio si adatta alle proprie aspirazioni. Il fattore più decisivo è sicuramente la posizione di lavoro offerta, ma non bisogna pensare che sia l’unico: in molti casi possono incidere in modo determinante anche l’immagine che l’azienda ha agli occhi del pubblico, i suoi valori e la modalità di gestione del personale.
Sono tutti elementi che vengono tenuti in forte considerazione da un eventuale candidato e che determinano la sua scelta di inviare o meno il curriculum.
La Candidate Experience, insomma, ha inizio ancor prima dell’invio della candidatura.
2. Candidate Experience: ricordati di prendertene cura
Sappiamo come ormai sia prassi comune cercare informazioni online e offline per farsi un’opinione chiara sulla realtà a cui si sta inviando il proprio curriculum.
Spesso si leggono i commenti sui forum di settore, le recensioni, o si chiede semplicemente un’informazione a chi ha già lavorato o attualmente lavora presso l’azienda interessata.
La cura del processo di Candidate Experience deve iniziare già a questo livello: significa proteggere il brand da eventuali attacchi, leggere le recensioni online per migliorare le proprie carenze, far trovare le informazioni giuste al momento giusto per veicolare l’immagine che si vuole trasmettere a chi sta cercando lavoro.
L’importanza della Candidate Experience si è notevolmente accentuata rispetto a un tempo. Se prima, infatti, l’esperienza positiva o negativa di un singolo candidato poteva avere un impatto tutto sommato trascurabile, oggi ogni recensione ha il potere di arrivare a un vastissimo bacino d’utenza, influenzando notevolmente la reputazione dell’azienda in questione.
Il passaparola, anche digitale, di una Candidate Experience positiva avrà il benefico effetto di attrarre nuovi talenti verso la propria organizzazione.
Ciò non toglie che il momento dell’effettiva candidatura e poi del colloquio sia di importanza focale per tutto il processo. A seconda di come viene gestita questa fase, il candidato si farà una determinata idea dell’azienda e potrebbe a sua volta raccontare la propria impressione ad altri conoscenti o attraverso recensioni online e sui social media.
Così come chi si candida farà tutto il necessario per arrivare pronto al momento del colloquio, anche azienda ed HR dovranno impegnarsi per rendere questo momento il più agevole e positivo possibile.
Le parole d’ordine sono quindi due: velocità e semplicità.
- Il processo di candidatura deve essere veloce e trasparente, così come la risposta da parte dell’azienda. Oggi i social network e i portali di job search offrono tutte le possibilità per snellire il processo: è sufficiente inserire pochi dati, allegare il curriculum e inviare la candidatura, senza compilare lunghi form con tutte le informazioni già contenute nel cv. Questo è utile per non scoraggiare le persone alla ricerca di lavoro,poco propense a spendere troppo tempo per inviare il curriculum senza la possibilità certa di ottenere una risposta.
- La fase di colloquio è poi ovviamente determinante: il candidato andrà “corteggiato” e il colloquio gestito in modo professionale, confortevole e rispettoso delle aspettative di chi si ha davanti. È preferibile arrivare pronti, avendo già letto il curriculum del candidato, così da poter dedicare il tempo a disposizione per approfondire gli aspetti e le esperienze più interessanti della persona.
Sarà premura di chi conduce il colloquio fornire tutte le informazioni utili sull’azienda e sulla posizione offerta, così da essere il più trasparente possibile, e lasciar parlare la persona candidata per farle raccontare tutto ciò che ritiene opportuno, dedicando uno spazio anche alle domande.
- Durante tutti gli step successivi del processo di selezione (che potrebbero prevedere altri eventuali colloqui e/o prove tecniche) il candidato non dovrà mai essere abbandonato: sarà indispensabile instaurare con lui un dialogo continuo e mantenerlo aggiornato sulla sua posizione nella candidate journey. In questo modo si trasferirà anche all’esterno l’immagine di un’azienda attenta alle persone.
Ma il lavoro non finisce qui. Se andiamo avanti fino al momento dell’assunzione, arriviamo al punto in cui l’azienda dà il via al processo di onboarding, utile a far sviluppare tutte le conoscenze e le competenze utili per integrarsi completamente nell’impresa.
Un piano di inserimento efficace è importante per non vanificare gli sforzi fatti durante le fasi precedenti e per assicurarsi che la new entry ritrovi effettivamente il contesto che si era immaginato dopo aver reperito informazioni sull’azienda e aver svolto il colloquio.
Questo principio è da tenere a mente non solo nei primi istanti della nuova vita all’interno dell’azienda: tutti i primi mesi di lavoro possono impattare in modo decisivo sull’engagement, la performance e la retention, diventando uno dei principali elementi di giudizio per le scelte lavorative future. Se le aspettative saranno soddisfatte, si avranno molti benefici a livello aziendale: il benessere delle persone trova riscontro nella produttività, nel turnover del personale e nella sua predisposizione a trasformarsi in brand ambassador, ovvero promotore della sua stessa azienda: è il testimonial migliore che si possa avere, in quanto voce autentica di chi vive l’organizzazione ogni giorno dall’interno e che sceglie di raccontarla spontaneamente all’esterno.
Sono molti, quindi, i motivi che spingono i brand a prendersi sempre più cura della Candidate Experience. Questa consapevolezza sta anche spingendo molte organizzazioni ad assumere e formare nuove figure come i Candidate Experience Manager, professionisti che si dedicano alla ricerca di modalità per soddisfare le persone che si candidano a lavorare all’interno delle aziende.
Le Candidate Personas sono uno strumento strategico per rendere ottimale la tua Candidate Experience.
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3. La Candidate Experience in un mondo del lavoro che cambia (in continuazione!)
Lo scenario socio-economico cambia velocemente ed è in continua evoluzione. Oggi i Millennial e la Generazione Z costituiscono una parte sempre più consistente della forza lavoro e lo saranno, a maggior ragione, negli anni a venire. Questo significa che, già da oggi, le aziende devono adeguare la Candidate Experience alle rinnovate esigenze attuali.
Un’indicazione precisa ci è stata data in questi ultimi due anni caratterizzati da un contesto “pandemico”: il presente e il futuro del lavoro sono sempre più agili e digitali.
Le organizzazioni devono essere presenti e attrattive sui social network, sulle piattaforme di job search, attraverso il proprio sito ufficiale, e devono curare la propria reputazione anche attraverso ciò che viene detto dal personale e da tutti gli stakeholder.
Due dei macro-cambiamenti piuttosto evidenti, a questo proposito, sono:
- la tendenza a non fidarsi esclusivamente di quanto le aziende dichiarano di sé stesse e a effettuare ricerche, soprattutto attraverso le testimonianze di chi lavora o ha lavorato in passato nell’organizzazione o, ancora, di chi ha già intrapreso in passato lo stesso percorso di selezione;
- l’utilizzo dello smartphone, divenuto ormai il device preponderante rispetto a computer e tablet, che rende cruciale il design dei touchpoint digitali e di una user experience ottimale.
Queste tendenze ci fanno capire come la logica della ricerca del lavoro sia oggi diametralmente opposta a quella tradizionale: non è più, o non solo, l’azienda a cercare e scegliere la persona da assumere, ma è anche quest’ultima a fare un’accurata selezione dei posti più adatti per sé, in base ai propri valori e priorità.
Priorità che sono diverse rispetto a un tempo:
- per molte persone è sempre più importante lo scopo della propria attività, e dunque il purpose dell’azienda in cui si andrà a lavorare;
- allo stesso modo, le nuove generazioni cercano organizzazioni socialmente impegnate, che abbiano ben chiari i propri valori e sappiano comunicarli all’esterno, soprattutto quando si tratta di sostenibilità ambientale;
- per le nuove generazioni, inoltre, avere un adeguato spazio per la vita privata è più importante di uno stipendio alto;
- una grossa fetta di persone ritiene infine che i processi di assunzione siano generalmente carenti, e in particolare si è rassegnati nel non ricevere alcun feedback dopo un colloquio in caso di esito negativo.
È dunque corretto investire nell’employer branding per comunicare i propri valori e raccontare la vita all’interno dell’azienda, ma bisogna ugualmente entrare nell’ottica che anche il modo in cui si gestisce la Candidate Experience è un vero e proprio biglietto da visita che non va sottovalutato: essere capaci di far vivere un bel percorso a chi si candida per una posizione in azienda, a prescindere che sia selezionato, coinvolgendolo e dandogli un feedback anche se negativo, è qualcosa di utile sia per quella persona sia per l’azienda stessa, a livello reputazionale e d’immagine.
Al netto di questo specifico tema, comunque, se guardiamo anche alle altre priorità della forza lavoro di oggi, capiamo bene che un’azienda non può approcciarsi nello stesso modo in cui lo faceva fino a solo qualche tempo fa. Lo abbiamo scoperto di recente anche leggendo i giornali, dove da qualche mese compare frequentemente il termine The Great Resignation, quel fenomeno che descrive la tendenza delle persone a dimettersi e cambiare percorso professionale in cerca di un impegno che meglio si adatti ai propri valori e alle proprie aspirazioni. E anche al peso che oggi viene conferito alla sfera lavorativa tout court.
Se pensiamo poi alla situazione femminile, il quadro è ancora più complesso: chi ha lasciato il lavoro per occuparsi di casa e famiglia, si ritrova ora a dover scendere a compromessi che il proprio settore professionale ancora difficilmente riesce ad assorbire, perché non è in grado di offrire condizioni conciliabili con i ritmi di vita con cui, soprattutto le donne appunto, devono ora misurarsi.
È chiaro quindi che, visto l’andamento del 2021, il 2022 deve essere per l’HR l’anno dell’attraction ma anche della retention, cercando quindi di pensare tanto a come attrarre nuovi talenti, quanto a come trattenerli nell’organizzazione, andando incontro alle loro esigenze di benessere che assumono oggi una sempre maggiore rilevanza.
4. Si può fare di più: come migliorare la Candidate Experience
Una volta stabilito, come detto, che non è solo la persona candidata a doversi impegnare per farsi assumere in azienda, ma anche quest’ultima a dover andare incontro alle sue esigenze, si possono mettere in campo tecniche utili per migliorare la Candidate Experience.
- Il primo strumento utile per migliorare la Candidate Experience è costituito dalle cosiddette Candidate Personas, ossia la rappresentazione di uno o più cluster potenzialmente in linea con una job position e con la cultura aziendale: si tratta quindi di una fetta di popolazione con determinate caratteristiche socio-demografiche, interessi, bisogni e valori.
Sulla base dei profili elaborati, il dipartimento HR dovrà sviluppare una Candidate Experience che risponda ai desideri e alle aspettative di queste persone, a partire dalla scelta dei touchpoint su cui essere presenti fino al modo in cui si svolgerà la selezione ed eventualmente il processo di onboarding.
Si tratta quindi, ancora una volta, di mettere al primo posto le persone. È chiaro come la Candidate Experience non riguardi solo il processo di selezione, ma la mentalità dell’intera organizzazione e dei suoi manager, di cui la Candidate Experience non è altro che un’efficace rappresentazione.
- Questo deve avvenire in ognuna delle fasi che compongono la candidate journey, a partire da quando si entra in contatto per la prima volta con il brand. Occorre dunque prestare molta attenzione a quello che si trasmette di sé sui canali digitali, anche nelle job description, e nelle occasioni di incontro offline come le fiere e i career day.
- In fase di candidatura, invece, è sempre più importante offrire un percorso chiaro e veloce. Le persone, come abbiamo detto, non hanno voglia di spendere troppo tempo solo per comunicare i propri dati e inviare il curriculum: è quindi preferibile dare la possibilità di candidarsi rapidamente online, tramite i social o la compilazione di un breve form su un’apposita piattaforma, e fornire un primo riscontro senza lasciar passare troppo tempo.
Ricordiamoci dell’importanza della user experience anche in questa fase e dunque interroghiamoci su quanti clic prevede tutto il processo, se risulta facile anche utilizzando uno smartphone, se è il caso di inviare una mail di conferma e con quali tempistiche.
5. Facciamoci aiutare dalla tecnologia!
Del resto, la digital transformation ha rivoluzionato un gran numero di processi aziendali, e il recruiting non costituisce certo un’eccezione. Ci sono diversi software HR e CRM sul mercato che possono aiutare, ad esempio, a inviare celermente un feedback alle persone candidate, o anche solo un messaggio di ringraziamento, per mantenere viva la relazione durante tutto il processo di selezione.
- La tecnologia può essere un prezioso alleato anche in fase di colloquio. Sempre più aziende, anche a causa delle limitazioni imposte dal contesto, prendono in considerazione sistemi di recruiting digitale che aiutano a superare le barriere fisiche e velocizzare i tempi. Con “recruiting digitale” si intende una tipologia di ricerca e selezione del personale che sfrutta le potenzialità della tecnologia per ridisegnare la Candidate Experience e al contempo agevolare il lavoro dell’HR Manager. E’ una vera e propria pianificazione della strategia per il recruiting online che utilizza anche tecnologie avanzate, come l’intelligenza artificiale. Quest’ultima consente di velocizzare operazioni monotone e ripetitive del processo di ricerca e selezione del personale, liberando quindi tempi e risorse del team HR, diminuendo i costi di selezione e rendendo più rapida e snella anche l’esperienza di chi si candida all’offerta di lavoro.
Sempre più spesso, poi, l’HR Manager utilizza software e tool di automazione dei processi che garantiscono una semplificazione del recruitment, con un immediato risvolto positivo per la persona candidata: dal chatbot che risponde alle domande più frequenti ed esegue il primo screening dei curriculum, ai test virtuali per verificare le competenze e i software di verifica delle referenze. - La tecnologia consente inoltre di introdurre quelle logiche di gamification che tanto piacciono alle nuove generazioni e che possono offrire una Candidate Experience più ingaggiante. Ecco quindi che si parla sempre più spesso di recruiting gamification: un nuovo modo di concepire il processo di selezione basato sui principi e le tecniche del gioco che consentono di coinvolgere e motivare le persone, offrendo un’esperienza memorabile per chi si candida, soprattutto per i più giovani.
La logica della gamification può tradursi in modi diversi. Si possono creare giochi accessibili tramite i social network in cui si invita il candidato ad affrontare situazioni e problematiche verosimili; oppure si può dare vita ad un ambiente virtuale che replica il più fedelmente possibile il luogo di lavoro, offrendo la possibilità di interagire con i colleghi attraverso il proprio avatar e affrontare le sfide quotidiane del lavoro. - La tecnologia può poi essere un valido aiuto anche nella fase di onboarding, in cui il potenziamento e l’automatizzazione delle comunicazioni possono costituire un valore aggiunto nel fornire alla persona appena assunta tutte le risorse utili per orientarsi nei suoi primi giorni in azienda. I mezzi e gli scopi delle comunicazione automatiche possono essere svariati: dall’invio di SMS sul telefono aziendale per dare il benvenuto nell’organizzazione, all’invio di mail per comunicare le credenziali di accesso ai sistemi aziendali o altre disposizioni di carattere logistico, alle newsletter per invitare a iscriversi ai corsi di formazione e sulla sicurezza.
Esistono software capaci di gestire la creazione e l’invio di comunicazioni attraverso SMS, form, chatbot, mail e newsletter. Questi sistemi di comunicazione interna consentono di non lasciare mai sola la persona neoassunta e di fornirle tutte le informazioni necessarie in modo rapido e personalizzato.
Ovviamente, per quanto riguarda l’onboarding, non bisogna affidarsi soltanto alla tecnologia, e anche l’affiancamento di un mentore fin dal primo momento in cui si entra in azienda potrebbe essere utile per comprendere al meglio il nuovo contesto, così come lo sono anche i momenti aggregativi per dare il benvenuto ai nuovi colleghi e alle nuove colleghe.
In azienda, la figura incaricata a ricoprire il ruolo di mentire può essere un superiore o comunque un collega o una collega con più esperienza. In alternativa, si può chiamare anche una risorsa esterna che si occupi della formazione e dell’onboarding che segua passo passo la persona neoassunta. Avere la guida, l'incoraggiamento e il supporto di un mentore può fornire un'ampia gamma di vantaggi personali e professionali, che in ultima analisi portano a un rapido inserimento nel posto di lavoro. Aiuta a trasmettere la cultura aziendale, a far capire, accettare e condividere i valori e le regole dell’organizzazione di cui si è entrati a far parte.
Importante, anche durante i primi mesi di inserimento, sarà sempre la raccolta di opinioni da parte della persona e un puntuale invio di feedback dall’azienda, così da allineare le aspettative di chi è appena arrivato agli obiettivi posti dal team di lavoro e dall’organizzazione nel suo insieme: questo può avvenire coinvolgendo le risorse di cui si è appena detto, e dunque survey e form inviati alla persona neoassunta ma anche meeting one-to-one con il proprio mentore o i diretti superiori nel team in cui si è inseriti.
6. Bonus track: mettiti alla prova!
Ogni fase della candidate experience richiede quindi grande cura e strumenti specifici per far mantenere alto il livello di ingaggio dei candidati e delle candidate. Se vuoi scoprire se offri loro una buona candidate experience puoi verificarlo attraverso un semplice e rapido test: clicca qui per iniziare.
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